Umsatzsteuer

Die Umsatzbesteuerung wird von vielen Unternehmen wegen ihres komplizierten Verfahrens kritisiert. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht für sog. Kleinunternehmer jedoch Erleichterungen vor (§ 19 UStG):

Die Umsätze eines Kleinunternehmers unterliegen bei Anwendung der Regelung keiner Umsatzsteuer, er wird letztendlich umsatzsteuerlich wie eine Privatperson/Endabnehmer behandelt. Möchte ein Unternehmer nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, so hat er dies gegenüber dem zuständigen Finanzamt zu beantragen. Die Antragstellung erfolgt auf vorgefertigten Formularen und hat Bindungswirkung für fünf Jahre.

Zum 01.01.2025 wurde die Kleinunternehmergrenze von 22.000 Euro auf 25.000 Euro Vorjahresumsatz angehoben.

Kleinunternehmer ist, wer

• im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz zzgl. Umsatzsteuer von nicht über 25.000 Euro hatte (vor VZ 2025: 22.000 Euro)

und

• im laufenden Kalenderjahr einen voraussichtlichen Umsatz zzgl. Umsatzsteuer von nicht über 100.000 Euro hat, § 19 I S. 1 UStG (vor VZ 2025 50.000 Euro).

Beginnt ein Unternehmer seinen Betrieb während des Jahres, muss der voraussichtliche Umsatz auf einen Jahresgesamtumsatz hochgerechnet werden. Da in diesem Fall kein Vorjahresumsatz vorhanden ist, gilt als Umsatzschwelle 25.000 Euro für das Jahr des Geschäftsbeginns. Wurde die Umsatzgrenze von 25.000 Euro im Vorjahr überschritten, so kann die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr nicht mehr angewendet werden.

Bei der Grenze von 100.000 Euro kommt es seit dem VZ 2025 nicht mehr nur auf die Prognose an, dass der Unternehmer diese Bemessungsgröße voraussichtlich nicht überschreiten wird: Mit Überschreiten der neuen Grenze von 100.000 Euro, entfällt der Kleinunternehmerstatus unterjährig.

Achtung bei der Ermittlung der Umsatzgrenze!

Hierin ist die Umsatzsteuer „versteckt“. Es ist daher immer zu überprüfen, ob Sie mit Ihrem erwirtschafteten Umsatz zzgl. Umsatzsteuer diese wichtige Grenze nicht überschreiten. Denn die Kleinunternehmerregelung ist keine Steuerbefreiungsvorschrift, die eigentlich darauf entfallende Umsatzsteuer wird vielmehr von den Finanzbehörden nicht erhoben.

1. Bei Umsätzen eines Kleinunternehmers wird die Umsatzsteuer nicht erhoben.

Der Kleinunternehmer darf daher

• keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen
• seinen Abnehmern keine Vorsteuer vermitteln
• Umsatzsteuer, die ihm selbst berechnet wurde (z. B. von einem Verkäufer), nicht als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet erhalten.

Hinweis: Stellt ein Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer in Rechnung, so schuldet er diese Steuer und muss sie an das Finanzamt abführen. Die Steuer kann jedoch auf Antrag berichtigt werden, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, d. h. die erstatteten Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückgezahlt wurden.

2. Für Kleinunternehmer gilt eine vereinfachte Aufzeichnungspflicht.

Es sind nur die Einnahmen für die ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen sowie für den Eigenverbrauch aufzuzeichnen.

3. Auch ein Kleinunternehmer hat eine Umsatzsteuererklärung für das abgelaufene Kalenderjahr nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck auszufüllen und an sein zuständiges Finanzamt abzugeben.

Fazit

Es ist grundsätzlich ein Vorteil, wenn die Umsatzsteuer nicht erhoben wird, weil der Verwaltungsaufwand so gering wie möglich gehalten wird und umsatzsteuerliche Pflichten auf ein Minimum reduziert werden. Diesem Vorteil steht jedoch als Nachteil gegenüber, dass der Kleinunternehmer die ihm selbst berechnete und von ihm gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer erstattet erhält.

Der Kleinunternehmer kann den Verzicht auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung erklären und sich wie ein „normaler“ Unternehmer besteuern lassen (Option). Die Verzichtserklärung ist ohne besondere Form gegenüber dem Finanzamt abzugeben und bindet für fünf Kalenderjahre.

Die Option auszuüben ist grundsätzlich sinnvoll, wenn der Kleinunternehmer

• zu Beginn seiner Geschäftstätigkeit hohe Investitionen hat und daher viel Umsatzsteuer bezahlen muss, selbst aber nur geringe Ausgangsumsätze hat. Durch Ausübung der Option kommt er in den Genuss des Vorsteuerabzugs.
• selbst überwiegend an andere Unternehmer und nicht an Privatpersonen leistet.

Zwar kann ein Kleinunternehmer seine Leistung auf den ersten Blick billiger, da ohne Umsatzsteuer, anbieten. Er muss jedoch in seine Preiskalkulation die selbst gezahlte und - weil er Kleinunternehmer ist - nicht erstattungsfähige Umsatzsteuer einbeziehen. Er wird also einen höheren Nettopreis verlangen müssen. Übt der Kleinunternehmer die Option aus, kann er die ihm berechnete Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet bekommen und so seine Einstandskosten senken. Er kann zudem in seinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Abnehmer, die Unternehmer sind, können die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer ihrerseits als Vorsteuer geltend machen, so dass die Umsatzsteuer für sie nur ein durchlaufender Posten, aber keine echte Belastung ist.

Fazit

Die Ausübung der Option sollte von jedem Kleinunternehmer für seinen Einzelfall geprüft werden.

Möchte der Unternehmer nach der Fünfjahresfrist wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, muss die Option nach Ablauf dieser Frist widerrufen werden. Der Verzicht kann nur mit Wirkung vom Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen werden. Der Widerruf ist spätestens bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung für das betreffende Kalenderjahr zu erklären.

Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer im betreffenden Kalenderjahr können nachträglich berichtigt werden.

Steuerbare Umsätze

./. bestimmte steuerfreie Umsätze gem. § 4 Nrn. 8 i, 9 b, 11-28 UStG

./. bestimmte steuerfreie Hilfsumsätze gem. § 4 Nrn. 8 a-h, 9b, 10 UStG

= Gesamtsumme gem. § 19 Abs. 3 UStG

./. darin enthaltene Umsätze von Wirtschftsgütern des Anlagevermögens (Hilfsgeschäfte)

= Umsatz gem. § 19 Abs. 1 S. 2 UStG

+ darauf enfallende Umsatzsteuer

= Bruttoumsatz gem. § 19 Abs. 1 S. 1 UStG

Europäische Kleinunternehmerregelung

Seit dem 01.01.2025 kann auch im Ausland die jeweilige Kleinunternehmerregelung angewendet werden. Allerdings dürfen - neben den jeweiligen nationalen Vorgaben der Kleinunternehmerregelung - die EU-weiten Umsätze des laufenden und des Vorjahres höchstens 100.000 Euro betragen.

Vor Anwendung der EU-Regelung muss dies vom jeweiligen EU-Mitgliedstaat auf Antrag (über das Bundeszentralamt für Steuern) genehmigt werden und es bedarf einer besonderen Identifikationsnummer. Weitere Informationen sind auf der Internetseite des BZSt zu finden: BZSt - Europäische-Kleinunternehmerregelung (EU-KU-Regelung)

Die EU-Kommission hat außerdem im November 2024 ein Webportal mit Informationen zur europäischen Kleinunternehmerregelung freigeschalten.

Kassengesetz und Umsetzungsfrist

Am 29. Dezember 2016, ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulation digitaler Grundaufzeichnungen in Kraft getreten.

Unternehmer, die elektronische Kassen nutzen, müssen nach dem Gesetz eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (tSE) nutzen. Bis zum 30.09.2020 galt eine Nichtaufgriffsregelung des BMF aus November 2019.

Bezüglich der Verwendung zertifizierter Systeme galt für Registrierkassen, die zwischen dem 25.10.2010 und dem 01.01.2020 angeschafft wurden, eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022.

Bereits ab Januar 2017 war das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 umzusetzen. Danach sind ab dem 01.01.2017 nur noch solche elektronischen Registrierkassen einzusetzen, die alle Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar speicherbar machen. Alternativ können weiterhin auch offene Ladenkassen geführt werden.

Das Gesetz zieht keine allgemeine Registrierkassenpflicht nach sich. Das bedeutet, dass es für Unternehmen, die bislang keine elektronischen Kassen nutzen, auch weiterhin keine Verpflichtung gibt, solche zertifizierten Geräte einzusetzen.

Die tSE

Nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulation digitaler Grundaufzeichnungen müssen elektronische Registrierkassen, computergestützte Kassen und andere elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die sich aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher Schnittstelle zusammensetzt (§ 146 a Abs. 1 S. 2 AO).

Das bedeutet: Unternehmer, die elektronische Kassen verwenden, sind gezwungen ein zertifiziertes Kassensystem zu nutzen. Entgegen der ursprünglichen Überlegung, mit INSIKA ein bestimmtes System zur Pflicht zu machen, legt das Gesetz eine technologieoffene Lösung fest. Die Verwender von Registrierkassen sind somit nicht an bestimmte Hersteller gebunden.

Die Anforderungen an die technische Sicherungseinrichtung werden durch eine sog. technische Verordnung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) näher bestimmt. Das Bundesamt für Sicherheit der Informationstechnik (BSI) hat hierfür technische Anforderungen festgelegt. Die genauen Anforderungen an die verschiedenen Sicherheitskomponenten, Aufbewahrung, Protokollierung und das Zertifizierungsverfahren wurden durch das BSI festgelegt.

Besondere Vorsicht ist geboten

Wird nach dem 01.01.2020 - bzw. nach der oben dargestellten Umsetzungsfrist - ein nicht zertifiziertes Aufzeichnungssystem verwendet, so kann dies mit einer Geldbuße bis zu EUR 25.000 als Gefährdungstatbestand geahndet werden (§ 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 i. V. m. Abs. 4 AO).

Hinweis: Sollten durch dieses Verhalten sogar Steuerverkürzungen eingetreten sein, so sind §§ 370, 378 AO (Steuerhinterziehung / leichtfertige Steuerverkürzung) anwendbar.

Kassen-Nachschau erfolgt unangekündigt

Das Gesetz sieht neben „technischen Maßnahmen“ zum Schutz vor Manipulationen auch die Einführung einer Kassen-Nachschau zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsmäßigen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems vor, die während der Geschäftszeiten unangekündigt erfolgen kann.

Bei negativen Feststellungen kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.

Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen aufgezeichnet werden

In § 146 Abs. 1 S. 3 AO legt das neue Gesetz eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Kasseneinnahmen und -ausgaben fest. Ausgenommen sind Verkäufe von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung, sofern kein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Anwendung kommt - also eine offene Ladenkasse geführt wird, vgl. § 146 Abs. 1 S. 4 AO.

Es besteht keine Mitnahmepflicht

Der neu gefasste § 146 a Abs. 2 AO sieht die verpflichtende Belegausgabe in denjenigen Fällen vor, in denen aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden.

Danach muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet.

Eine Ausnahme von der Belegausgabepflicht definiert § 146 a Abs. 2 S. 2 AO. Unternehmen können hiernach die Befreiung von der Belegausgabepflicht aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität beantragen, sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt.

Mitteilung an die Finanzverwaltung

Die Anschaffung oder Inbetriebnahme sowie die Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems - gleich ob gekauft, gemietet oder geleast - muss innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt mitgeteilt werden (§ 146 a Abs. 4 AO). Die amtlichen Vordrucke verlangen unter anderem Angaben zur Art, Anzahl, Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems. Mit Schreiben des BMF vom 06.11.2019 bzw. 18.08.2020 war die Mitteilungsverpflichtung bislang ausgesetzt.

Ab dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Meldung von Kassensystemen nunmehr auch technisch möglich. Sie erfolgt dann über das Programm "Mein ELSTER" und die ERiC-Schnittstelle.

Hinsichtlich der Meldefrist ist der Stichtag 01.07.2025 ausschlaggebend. Vor dem Stichtag angeschaffte Systeme müssen bis zum 31.07.2025 mitgeteilt werden, danach gilt jeweils die einmonatige Frist. Bei Mitteilung sind stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln.
 

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten gem. § 1 Abs. 2 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen (§§ 7 f. KassenSichV).
Werden diese ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden.

Mit BMF-Schreiben vom 13.10.2023 wurde eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31.12.2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert, was bedeutet:

Bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern, welche die o.g. Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch nehmen, ist bis zum 31.12.2025 von einer Mitteilung abzusehen.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, welche bis zum 01.07.2025 nachgerüstet werden, sind bis zum 31.07.2025 zu melden.

Ab dem 01.07.2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind spätestens innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.