Export

Warenausfuhr im einstufigen Verfahren (sogenannte Kleinsendungen)

Sendungen unter 1.000 Euro

Sofern der Wert der Sendung 1.000 Euro bzw. eine Eigenmasse von 1.000 Kilogramm nicht übersteigt und die Waren keinen Verboten oder Beschränkungen oder sonstigen besonderen Förmlichkeiten bei der Ausfuhr unterliegen oder die Gewährung von Ausfuhrerstattung oder anderen Beträgen oder die Erstattung von Abgaben nicht vorgesehen ist, kann die Sendung mündlich direkt bei der Ausgangszollstelle angemeldet werden.

Für die Überprüfung der Wertgrenze wird der auf Grundlage des Rechnungspreises zu errechnende statistische Wert (d.h. auch die anteiligen Frachtkosten bis zur deutschen Grenze) herangezogen. D.h., die Warenrechnung wird an der Grenze benötigt.

Achtung : Der Begriff Ausfuhrsendung umfasst die Waren, die ein Ausführer auf Grundlage eines Ausfuhrvertrags an einen Empfänger ausführt. Zu beachten ist, dass eine Aufteilung einer Gesamtsendung mit einem Wert über 1.000 Euro in mehrere Einzelsendungen nicht zu einer Befreiung von der elektronischen Ausfuhranmeldung führt.

Sendungen unter 3.000 Euro

Bei der Ausfuhr von Waren, deren Wert 3.000 Euro nicht übersteigt, für die keine handelspolitische Maßnahmen nach dem Außenwirtschaftsrecht bzw. Marktordnungsrecht anzuwenden sind und bei deren Ausfuhr Verbote und Beschränkungen nicht entgegenstehen und bei der das Bestimmungsland keinen Embargomaßnahmen unterliegt, ist es möglich, auf das zweistufige Ausfuhrverfahren zu verzichten. In diesem Fall kann die Ware direkt bei der Ausgangszollstelle gestellt und die Ausfuhranmeldung dorthin elektronisch übermittelt werden.

Erleichterungen beim zuständigen Binnenzollamt

Das Ausfuhrverfahren gliedert sich in zwei Verfahrensabschnitte (zweistufiges Verfahren): Die Eröffnung des Verfahrens bei der Ausfuhrzollstelle (Binnenzollamt) und Beendigung an der Ausgangszollstelle.

In diesem Verfahren muss grundsätzlich die Zollanmeldung bei der Zollstelle stattfinden, in deren Bezirk der Ausführer oder der Subunternehmer ansässig ist oder die Waren zur Ausfuhr verpackt oder verladen werden.

Seit Juli 2022 gibt es Erleichterungen für die Nutzung von Speditionslagern und es gibt eine Wahlmöglichkeit bei einer Ausfuhrsendung an einen Empfänger im Drittland, wenn die Ware sukzessive an mehreren Ladeorten geladen wird. 

Speditionslager ändert örtliche Zuständigkeit.

Seit Juli 2022 gibt es Erleichterungen für die Nutzung von Speditionslagern: Verpackte Ware kann bei der für das Lager zuständigen Binnenzollstelle, zur Ausfuhr angemeldet werden, sofern noch kein Beförderungsvertrag für den Versand der Ware ins Ausland besteht. Die Abgabe der Ausfuhrerklärung, bei der für das Lager zuständigen Binnenzollstelle, ist nun in viel mehr Fällen möglich, unnötige Transporte entfallen. Die Möglichkeit besteht ausdrücklich auch für Teilsendungen. Die Regelung findet sich in ZDV A06 10 Abs. 203.

Mehrere Ladestationen

Seit März 2022 gibt es eine Wahlmöglichkeit bei einer Ausfuhrsendung mit mehreren Ladeorten. Da ATLAS pro Ausfuhranmeldung nur einen Ladeort zulässt, wurden bislang Sendungen entweder zunächst konsolidiert oder es mussten mehrere Ausfuhranmeldungen abgegeben werden. Alternativ können nun die einzelnen Bestandteile der Ausfuhrsendung in den einzelnen Lagern auf den Lkw verladen werden. Die Ausfuhranmeldung wird dann bei der für den letzten Ladeort zuständigen Zollstelle abgegeben.

Die Ausnahme gilt jedoch nicht, wenn mehrere Ausfuhrsendungen in einem Sammeltransport angemeldet werden sollen. Es muss sich um eine Ausfuhrsendung an einen Empfänger handeln.

Diese Ausnahme der Zuständigkeit der Ausfuhrzollstelle wird auf Antrag vom zuständigen Hauptzollamt (HZA) bewilligt (ZDV A06 10 Abs 204). 

Quelle: IHK Stuttgart, IHK Braunschweig, IHK Nordschwarzwald, IHK Ostthüringen zu Gera

Vereinfachte Zollanmeldung ohne Bewilligung

Unvollständige Ausfuhranmeldung  - vereinfachte Zollanmeldung ohne förmliche Bewilligung.

In begründeten Einzelfällen kann eine Ausfuhranmeldung bei der Ausfuhrzollstelle (d.h. Binnenzollamt) abgegeben werden, bei der noch  gewisse Angaben oder Unterlagen fehlen. Bei regelmäßiger Anwendung des Verfahrens ist eine Bewilligung erforderlich. Das Verfahren kann innerhalb eines Mitgliedstaates der EU stattfinden.

Die Anwendung der Verfahrensvereinfachung einer vereinfachten Zollanmeldung gemäß Art. 166 Abs. 1 Unionszollkodex (UZK) ermöglicht also dem Ausführer, bei seiner Ausfuhrzollstelle zunächst eine Anmeldung abzugeben, bei der entweder gewisse Angaben oder Unterlagen fehlen.

Auf der vereinfachten Zollanmeldung sind die in Anhang 9 Anlage A Delegierte Verordnung zum UZK mit Übergangsbestimmungen (TDA) genannten Mindestangaben zu machen. Eventuell erforderliche Ausfuhrgenehmigungen oder -lizenzen müssen zusammen mit der vereinfachten Zollanmeldung abgegeben werden.

Nachdem der Anmelder eine vereinfachte Zollanmeldung an die für ihn zuständigen Ausfuhrzollstelle übermittelt und die Waren gestellt hat, kann die Ausfuhrsendung - wie im normalen Ausfuhrverfahren - zur Ausgangszollstelle befördert und dort zum Ausgang gestellt werden. Der Ausführer bzw. Anmelder hat 30 Tage nach Annahme der vereinfachten Zollanmeldung Zeit, dieser Zollstelle eine ergänzende Anmeldung zu übermitteln oder die Unterlagen zu vervollständigen.

Ein Beispiel finden Sie auf der Seite von AEB.

Ausnahme von der Beschau der Waren beim Zollamt vor Ort

Die Gestellung ist die Mitteilung an die Zollbehörden, dass Waren bei der Zollstelle oder einem anderen von den Zollbehörden bezeichneten oder zugelassenen Ort eingetroffen sind (Art. 5 Nr. 33 UZK).

Die Ankunft der Ware am Amtsplatz der Zollstelle oder an dem von den Zollbehörden bezeichneten oder zugelassenen Ort muss der Zollbehörde "gemeldet" werden, damit diese ihre Kontrollrechte zur Einhaltung des Zollrechts und gegebenenfalls der sonstigen für die Ware geltenden Vorschriften  wahrnehmen kann. 

Grundsätzlich findet die Gestellung beim zuständigen Zollamt vor Ort statt. Es kann aber ein Antrag gestellt werden auf Gestellung außerhalb des Amtsplatzes, § 12 Abs. 4 AVW

Das bedeutet, dass die Beschau der Waren nicht beim Zollamt, sondern im Unternehmen oder einem anderen Ort stattfindet. 

Dieser Antrag muss spätestens am Vortag des Versandes zwei Stunden vor Ende der Öffnungszeiten des zuständigen Binnenzollamtes dort eingegangen sein. Im Antrag werden die vorgesehenen Versandzeiten innerhalb der nächsten drei Tage eingetragen. Das Binnenzollamt entscheidet über die Annahme des Antrags. Wenn es ihn ablehnt, ist die Ware im Zollamt vorzuführen (zu gestellen). Wenn es ihn annimmt, wird in der Regel das Ausfuhrbegleitdokument elektronisch zum Ende des vom Unternehmen angegebenen Verladezeitraums zugestellt.

Falls der Zoll eine Abfertigung im Unternehmen vornimmt (spätestens zum Versandzeitpunkt) entstehen hierfür Abfertigungsgebühren.

Vereinfachte Zollanmeldung mit förmlicher Bewilligung

Das Verfahren der bewilligten Vereinfachten Zollanmeldung (früher Zugelassener Ausführer) ist ein vom Hauptzollamt bewilligter Ausführer. Dieser darf Waren vereinfacht ins Ausfuhrverfahren überführen. Dieser Status ist die am häufigsten von Firmen in Anspruch genommene Vereinfachung im Zollverfahren.

Zu beachten ist, dass der Begriff Zugelassener Ausführer (ZA) mit Inkraftreten des Unionszollkodex (UZK) entfallen ist und dieses Vereinfachungsverfahren in der Regel durch eine Bewilligung zur vereinfachten Zollanmeldung (Art. 166 UZK) ersetzt wurde.

Die Überführung von Waren in das Ausfuhrverfahren im Rahmen der Bewilligung erfolgt durch Übersendung einer elektronischen vereinfachten oder vollständigen Ausfuhranmeldung an die zuständige Ausfuhrzollstelle. Sofern eine vollständige Ausfuhranmeldung abgegeben wurde, wird auf eine ergänzende Anmeldung verzichtet. Die Gestellung der Waren erfolgt an zugelassenen Orten (Verpackungs- und Verladeorte). Mit Erhalt der elektronischen Nachricht "Überlassung zur Ausfuhr" gelten die Waren als überlassen. Die Überlassung erfolgt grundsätzlich auch außerhalb der Öffnungszeiten der Ausfuhrzollstelle.

Der Antrag auf Vereinfachung ist bei dem Hauptzollamt zu stellen, in dessen Bezirk der Antragsteller (Ausführer oder Vertreter) seine Hauptbuchhaltung für Zollzwecke führt oder die Hauptbuchhaltung für Zollzwecke zugänglich ist.

Voraussetzungen zur Erteilung der Bewilligung gemäß Art. 145 Delegierte Verordnung zum UZK (DA) sind folgt:

• keine schwerwiegenden oder wiederholten Verstöße gegen die Zoll- und Steuervorschriften
• keine schweren Straftaten im Rahmen der Wirtschaftstätigkeit
• ausreichende Verfahren für die Bearbeitung von Lizenzen und Genehmigungen im Zusammenhang mit Verboten und Beschränkungen (einschließlich handelspolitischer Maßnahmen) sowie für die Gewährleistung der Einhaltung der Verbote und Beschränkungen
• Sensibilisierung des Personals

Einzelgenehmigungspflichtige Waren, lizenzpflichtige Waren sowie grundsätzlich auch Waren, die sonstigen Verboten und Beschränkungen unterliegen sind vom Anwendungsumfang der Bewilligung ausgenommen. Der Bewilligungsinhaber ist verpflichtet, sämtliche Umstände, die Auswirkungen auf die Aufrechterhaltung der Bewilligung oder ihren Inhalt haben können, dem zuständigen Hauptzollamt unverzüglich anzuzeigen.

Im Vereinfachten Verfahren SDE wird bei ATLAS die Anmeldung unter Nutzung einer Bewilligung SDE-Ausfuhr abgegeben. Dazu müssen Sie in „Ausfuhranmeldung - Kopfdaten 2“ Ihre Referenznummer zur Bewilligung eintragen.

Verzicht auf die Übermittlung einer elektronischen Zollanmeldung zum Zeitpunkt der Warenbewegung

Das Anschreibeverfahren ermöglicht es einem Anmelder, eine Zollanmeldung bei der Zollstelle durch Anschreibung in der Buchführung abzugeben. Es handelt sich hierbei also um eine besondere Form der Zollanmeldung. Die Vereinfachung liegt darin, dass die Zollanmeldung zu dem Zeitpunkt als angenommen gilt, zu dem die Anschreibung der betreffenden Waren in Ihrer Buchführung vorgenommen wird.

Bei der Anschreibung in der Buchführung kann auf die Übermittlung einer elektronischen Zollanmeldung zum Zeitpunkt der Warenbewegung verzichtet werden. Die vereinfachte Zollanmeldung wird in der Buchführung des Unternehmens erfasst (angeschrieben) und es muss erst nachträgliche eine elektronische monatliche Sammelausfuhranmeldung bei der zuständigen Binnenzollstelle abgegeben werden.

Es sind jedoch mindestens die Angaben einer vereinfachten Ausfuhranmeldung in der Buchführung des Anmelders anzuschreiben. Die Waren gelten zum Zeitpunkt ihrer Anschreibung als zur Ausfuhr überlassen (Gestellungsbefreiung).

Für die Inanspruchnahme der Vereinfachung ist eine förmliche Bewilligung erforderlich. Eine Bewilligungsvoraussetzung ist, dass das Unternehmen zusätzlich über die Bewilligung AEO C verfügt.

Dieses Verfahren kann nur für bestimmte Waren, wie Massengüter oder Schüttgüter (z.B. Sand, Kies), elektrische Energie und Waren für Bohr- bzw. Förderplattformen,. in Anspruch genommen werden. Genehmigungspflichtige Waren, lizenzpflichtige Waren sowie Waren die sonstigen Verboten und Beschränkungen unterliegen sind vom Anwendungsumfang der Bewilligung ausgenommen. Darüber hinaus sind Ausfuhren in Waffenembargoländer bzw. nach Pakistan (ausgenommen Waren der Kapitel 1 bis 24) nicht zulässig.

Zentralisierung der Ausfuhr in einem einzigen EU-Staat

Bei der Zentralen Zollabfertigung besteht die Möglichkeit, die Ausfuhrabfertigung mehrerer Werke, die in verschiedenen EU-Staaten ansässig sind, aus einem einzigen EU-Staat mit einem Zollsystem zu erfassen.

Im Rahmen der zentralen Zollabwicklung gemäß Art. 179 Unionszollkodex (UZK) wird die Ausfuhranmeldung, bei einer in der Bewilligung festgelegten zentral zuständigen deutschen Ausfuhrzollstelle, abgegeben. Die Gestellung der Waren erfolgt an zugelassenen Orten in einem anderen EU-Mitgliedstaat.

Der Ort der Anmeldung und der Ort der Gestellung fallen somit auseinander.

Beispiel: Ein deutscher Unternehmer hat eine Produktionsstätte in Polen und versendet von dort seine Waren in ein Drittland. Die Anmeldung der Waren in Polen erfolgt bei der Zentralen Zollabwicklung dann in Deutschland (Bewilligungsinhaber). Die ausländische Gestellungszollstelle wird dabei darauffolgend in der ATLAS-Meldung angegeben.

Voraussetzungen für die Bewilligungen:

• AEO C
• Förmlicher Bewilligung SDE ( ugelassener Ausführer). Diese Bewilligung wird erweitert um Verpackungs- und Verladeorte in anderen EU-Staaten. 
• mitgliedstaatenübergreifende Bewilligung  (in Form der Zentralen Zollabwicklung Ausfuhr)
• Die Antragstellung erfolgt normalerweise über das Zoll-Portal.

Ausgeschlossene Waren:

• keine verbrauchsteuerpflichtigen Waren
• keine ausfuhrgenehmigungspflichtigen Waren
• keine Marktordnungswaren

Verfahrenserleichterungen zum Nachweis des präferenziellen Ursprungs

In den Freihandelsabkommen, die die Europäische Union mit anderen Ländern abgeschlossen hat, ist geregelt, dass unter bestimmten Voraussetzungen für Ursprungswaren Zollbegünstigungen in Anspruch genommen werden können. Hierbei geht es dann um den präferenziellen Ursprung.

Dieser präferenzielle Ursprung einer Ware wird dokumentiert, indem pro Warensendung entweder

• eine Ursprungserklärung/Erklärung zum Ursprung (EzU) auf einem Handelsdokument abgegeben wird oder
• eine förmliche Warenverkehrsbescheinigung (EUR.1, ) über einem Sendungswert von 6.000 Euro durch das Binnenzollamt ausgestellt wird.

Hier bestehen zwei Verfahrenserleichterungen: der Registrierter Ausführer (REX) und der Ermächtigter Ausführer (EA).

Registrierter Ausführer - REX.

Das Verfahren des Registrierten Ausführers (REX) kommt bei einigen neuen Freihandelsabkommen zur Anwendung. Nach der Registrierung als registrierter Ausführer ist man berechtigt, auch über einem Warenwert von 6.000 Euro eine Erklärung auf der Rechnung unter Angabe der Registrierungsnummer abzugeben. Dies gilt aber nur dann, wenn dies in dem entsprechenden Freihandelsabkommen vorgesehen ist.

Eine Information, bei welchen Ländern das möglich ist, finden Sie unter WuP Online.

Informationen des Zolls zum REX und Merkbaltt der GZD.

Ermächtigter Ausführer

In den vielen Präferenzregelungen ist das vereinfachte Verfahren Ermächtigter Ausführer vorgesehen.

Im Warenverkehr mit der Republik Korea sind förmliche Präferenznachweise nicht vorgesehen. Ein Präferenznachweis - in Form einer Ursprungserklärung - für Exportsendungen im Wert von über 6.000 Euro kann ausschließlich durch einen ermächtigten Ausführer ausgefertigt werden.

Ermächtigte Ausführer dürfen

• Ursprungserklärungen auf der Rechnung ohne Wertgrenze ausfertigen und/oder
• vorausbehandelte Warenverkehrsbescheinigungen A.TR. für Zollunionswaren im Warenverkehr mit der Türkei ausfertigen.

Für die Inanspruchnahme des Verfahrens Ermächtigter Ausführer ist eine Bewilligung des zuständigen Hauptzollamtes erforderlich.

Für die Erteilung der Bewilligung ist ein schriftlicher Antrag zu stellen und zwar bei dem Hauptzollamt, das in der Lage ist, den Antrag und die Einhaltung des Verfahrens zu prüfen. In der Regel ist also das Hauptzollamt zuständig, in dessen Bezirk der Antragsteller seinen Sitz hat.

Informationen des Zolls zum Ermächtigten Ausführer und Merkblatt der GZD.

Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO - Authorized Economic Operator)

Ein Unternehmen, das den Status AEO (Authorized Economic Operator) besitzt, gilt als besonders zuverlässig und vertrauenswürdig und kann dafür Vergünstigungen bei der Zollabfertigung in Anspruch nehmen. 

Varianten des AEOs:

• AEO-Zertifikat „Zollrechtliche Vereinfachungen/Customs“ (AEO C). Die Bedingungen für diese Variante gelten auch für die Inhaber vereinfachter Zollverfahren.
• AEO-Zertifikat „Sicherheit/Security“ (AEO S)
• AEO-Zertifikat „Zollrechtliche Vereinfachungen/Sicherheit“ (AEO C/S), früher AEO F. 

Der AEO-Status hat bei der Gewährung von Vereinfachungen an mehr Bedeutung gewonnen. Bei vielen Bewilligungsvoraussetzungen zollrechtlicher Verfahren bzw. Vereinfachungen wird der Beteiligte künftig zumindest teilweise dieselben Kriterien wie der AEOC zu erfüllen haben. Einige Verfahren und Vereinfachungen setzen eine AEOC-Bewilligung voraus.

Der Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte hat je nach Status  unterschiedliche Bewilligungsvoraussetzungen zu erfüllen.

Gesetzliche Vorgaben für eine Handelsrechnung

Das Umsatzsteuergesetz enthält umfassende Vorgaben, wie eine Rechnung auszusehen hat. Bedeutung haben diese Regelungen vor allem für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. So wird im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) unter anderem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Der Rechnungsempfänger hat danach die Pflicht, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

Eine Handelsrechnung muss gemäß § 14 UStG ausgestellt werden. Hier finden sich auch die gesetzlich geforderten Inhalte.

Inhalte einer Rechnung für Export und Binnenhandel

Wer Waren in das Ausland (EU und Drittland) exportieren will, muss immer eine Rechnung für den Empfänger ausstellen (Exportrechnung). Bei kostenpflichtigen Lieferungen muss der Exporteur eine sog. Handelsrechnung ausstellen; in anderen Fällen, z.B: bei kostenlosen Mustersendungen, eine Proforma-Rechnung.

Die Rechnung fordert den Empfänger auf, einen bestimmten Betrag für gelieferte Ware zu entrichten. Die Exportrechnung ist Grundlage für die Verzollung bei Nicht-EU-Geschäften, sowie für eine statistische Erhebung. Die Exportrechnung dient der Überwachung des Devisenverkehrs, sowie als Basis für die Ausfertigung weiterer Versand- und Versicherungsdokumente.

Im Vergleich zu einer Inlandsrechnung müssen Exportrechnungen weitergehende Angaben beinhalten. Insbesondere sind die Einfuhrvorschriften des jeweiligen Landes, sowie die Bedingungen des Kaufvertrages und ggf. des Akkreditivs zu beachten. Es kann auch das Erfordernis bestehen, die Rechnung in einer anderen Sprache auszustellen und mehrere Doppel der Rechnung der Sendung beizulegen.

Hinweise zu den Einfuhrvorschriften und den jeweils von dem Exportland geforderten Rechnungsanforderungen finden Sie unter anderem in dem Nachschlagewerk "K und M" (Konsulats- und Mustervorschriften Handelskammer Hamburg, ISBN 978-3-943011-71-5) z.

Die zusätzlichen Angaben beziehen sich zum Beispiel auf folgende Punkte:

EORI-Nummer, Warentarif-/ Zolltarifnummer,  Lieferbedingungen (Incoterms - Regelung des Gefahr- und Kostenübergangs), Zahlungsbedingungen und Versandart mit Angabe der Luftfrachtbrief-Nummer, Verschiffungsdaten oder Ähnliches, Verpackungsdaten, Ursprungserklärungen.

Für die steuerfreie Ausstellung der Rechnung müssen gegenüber dem Drittland und dem EU-Land als Lieferland unterschiedliche weitere Formerfordernisse vorliegen.

Innergemeinschaftliche Lieferung (EU):

• Hinweis auf steuerbefreite Lieferung (es genügt die umgangssprachliche Umschreibung), z. B. "steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung"
• eigene USt-IdNr. und USt-IdNr. des Abnehmers (Qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. des Kunden erforderlich)
• Lieferanten und Abnehmer verwenden Umsatzsteueridentifikationsnummern aus unterschiedlichen Mitgliedstaaten
• Nachweis, dass die Ware tatsächlich ins Drittland gelangt ist

Hier erhalten Sie weitere Informationen zum Binnenhandel.

Ausfuhrrechnung (Drittland)

• Wird die Ware vom Lieferanten selbst versendet oder befördert, ist Voraussetzung, dass der gelieferte Gegenstand ins Drittland gelangt
• Wird die Ware vom Abnehmer versendet oder befördert (abgeholt), muss die Ware zum einen ins Drittland gelangen und der Abnehmer muss ein ausländischer Abnehmer sein, das heißt seinen Sitz im Ausland haben.
• Hinweis auf die steuerfreie Lieferung, z.B.: „Steuerfreie Ausfuhrlieferung, tax free export, Steuerfreier Export“
• Nachweis, dass die Ware tatsächlich ins Ausland gelangt ist

Hier erhalten Sie weitere Informationen zur steuerfreien Einfuhr in ein Drittland.

Bitte beachten Sie, dass bezüglich der Umsatzsteuerbefreiung der EU- oder Drittlandrechnung nur ein Fall für Warenlieferungen dargestellt wird. Für zum Beispiel Rechnungen an Nichtunternehmer in der EU, Kleinunternehmer, Reihengeschäfte, Dienstleistungen und Digitale Leistungen bestehen umfangreiche Sonderregelungen. Bitte klären Sie umsatzsteuerliche Fragen mit Ihrem Steuerberater.

Proforma-Rechnung nur in Ausnahmefällen möglich

Wer Waren in das Ausland (EU und Drittland) exportieren will, muss immer eine Rechnung für den Empfänger ausstellen, bei z.B. kostenlosen Mustersendungen, eine Proforma-Rechnung.

Im Gegensatz zur Exportrechnung wird durch die Proforma-Rechnung keine Zahlung ausgelöst, da die Proforma-Rechnung nicht als Zahlungsgrundlage gilt.

Eine Proforma-Rechnung wird in erster Linie für Zollzwecke ausgestellt, zum Beispiel:

• bei kostenlosen Mustersendungen
• für die vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland (siehe auch Carnet A.T.A.)
• bei kostenlosen Ersatzteilsendungen (Garantie, Kulanz etc.). Das heißt auch zu einem späteren Zeitpunkt darf keine Berechnung erfolgen.

Darüber hinaus verlangen Abnehmer in diversen Ländern Angebote in Form einer Proforma-Rechnung. In diesen Fällen ist die Proforma-Rechnung notwendig für die Zuteilung von Devisen, zur Eröffnung eines Akkreditivs oder für den Erhalt einer Importlizenz.

Eine Proforma-Rechnung ist durch den Zusatz „Proforma-Rechnung“ (Englisch: „proforma invoice“) zu kennzeichnen. Die anderen Inhalte entsprechen den Angaben einer Exportrechnung.