Geschäftsführer berichten aus der Praxis

Die Geschäftsführerinnen Rechtsanwältin (Syndikusrechtsanwältin) Carolin Keller und Frau Dr. jur. Claudia Philipp sind seit über 10 Jahren bei der der atarax Unternehmensgruppe. Frau Keller ist für die strategische Beratung der Großkunden und für die Bereiche Innovation und Qualitätsmanagement zuständig. Zudem leitet sie unsere Niederlassung in Würzburg.  Frau Dr. jur. Claudia Philipp leitet den Hauptsitz in Herzogenaurach und ist für die Bereiche Datenschutz international und Datenschutz Marketing sowie Compliance und Risikomanagement zuständig.

Frau Dr. Philipp, durch das sogenannte Hinweisgeberschutzgesetz setzt die Bundesregierung EU-Recht um. Um was genau handelt es sich dabei?

Durch das Gesetz sollen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Unternehmen und öffentlichen Stellen, die Informationen über Missstände an ihren Arbeitgeber weitergeben wollen, besser geschützt werden. Vor allem die Identität des Whistleblowers darf hierdurch ausschließlich in der jeweiligen Meldestelle bekannt sein. Repressalien gegen den Hinweisgeber, wie zum Beispiel Mobbing, Übergehen bei der Beförderung oder Kündigung sind verboten. Die neu geschaffenen vertraulichen betrieblichen Meldewege bieten den Beschäftigten nun zusätzliche interne Anlaufstellen.  Mit dem Gesetz wird jetzt endlich die sogenannte EU-Whistleblower-Richtlinie umgesetzt, so dass der Hinweisgeberschutz klar geregelt ist und nicht mehr nur auf Rechtsprechung beruht.

Welche Unternehmen sind künftig betroffen?

Das Gesetz gilt für alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten. Unternehmen ab 249 Beschäftigten müssen sogar zeitnah tätig werden, da für sie die verlängerte Übergangsfrist bis zum 17.12.2023 nicht gilt. Für die Unternehmen ab 50 Beschäftigten ist trotz Übergangsfrist eine frühzeitige Umsetzung zu empfehlen, damit die Systeme zum geforderten Zeitpunkt auch sicher funktionieren. Letztlich sollten selbst Unternehmen, die gesetzlich nicht zum Einsatz von Hinweisgebersystemen verpflichtet sind, darüber nachdenken, ob sie nicht solche vertraulichen Meldewege anbieten wollen. Denn der Vorteil für die Unternehmen liegt darin, dass unter Umständen auch ohne Einbindung externer Stellen (z. B. Polizei, Bundeskartellamt) bereits im Vorfeld falsche Verdächtigungen aufgeklärt oder Unregelmäßigkeiten beseitigt werden können.

Auf was müssen sich Firmen konkret einstellen? Welche Maßnahmen sollten (bzw. müssen) Unternehmen treffen?

Jedes Unternehmen ab 50 Beschäftigten muss eine interne Meldestelle einrichten. Dabei hält sich der Umsetzungsaufwand sowohl in finanzieller als auch in organisatorischer Hinsicht in Grenzen – eine teure Software ist nicht erforderlich. Das System lässt sich schnell und problemlos integrieren. Es muss jedem potentiellen Whistleblower im Unternehmen die Möglichkeit eröffnet werden, schriftlich, mündlich oder auf Wunsch im Rahmen eines persönlichen Treffens vertraulich einen Hinweis geben zu können. Dabei muss darauf geachtet werden, dass die im Gesetz geforderten Mindestanforderungen an ein solches Hinweisgebersystem - vor allem die Wahrung der Vertraulichkeit, Dokumentation und Einhaltung von Fristen - eingehalten werden. Die Meldestelle kann durch einen externen Dienstleister oder durch Beschäftigte des Unternehmens betreut werden. Die Auswahl interner Beschäftigter ist aber oftmals schwierig, da hier genau darauf geachtet werden muss, dass Interessenskonflikte ausgeschlossen werden und eine gewisse Unabhängigkeit gewährleistet werden muss.

Welche Verstöße dürfen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter künftig melden?

Sowohl Verstöße gegen EU-Recht als auch Verstöße gegen nationales Recht können gemeldet werden. Bei den Meldungen kann es sich um kleinere Delikte, wie z. B. Bagatelldiebstähle, handeln. Es geht aber auch hin bis zur organisierten Kriminalität wie z. B. im Bereich Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung. In der Praxis kann es auch zur Meldung von Verstößen gegen interne Vorgaben (z. B. Unternehmensrichtlinien) kommen.

Welche Sanktionen drohen den Firmen bei Nichtbeachtung oder Zuwiderhandlung?

Je nach Art, Größe und Schwere des Verstoßes drohen Bußgelder in Höhe von 20.000 bis 100.000 Euro. Mögliche Verstöße sind zum Beispiel eine fehlende interne Meldestelle, die Verletzung der Vertraulichkeit bei der Kommunikation mit dem Hinweisgeber oder Repressalien gegen den Hinweisgeber. Bei Repressalien gegen den Hinweisgeber kann es zusätzlich zum Bußgeld auch zu Schadensersatzansprüchen des Hinweisgebers kommen.

Wie ist das Gesetz abschließend zu bewerten?

Das Gesetz ist eine Chance für Unternehmen Unregelmäßigkeiten intern zu bereinigen und das eigene Verbesserungspotential auszuschöpfen. Allerdings braucht es bei der Betreuung der Meldewege viel Fingerspitzengefühl und Erfahrung, daher ist die Einschaltung von qualifizierten Compliance-Experten zu empfehlen. Der Aufbau eines Hinweisgebersystems zur internen Bereinigung von Verstößen trägt maßgeblich zu einem funktionierenden Compliance-Management-System bei.
 

Vielen Dank!

Interview: November 2022

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Hier können Sie sich zur Veranstaltung anmelden: https://events.wuerzburg.ihk.de/GF-Whistleblowing

IHK: Eine bestehende Nachfolgeregelung kann bei den Banken die Finanzierung erleichtern. Warum achten Banken auf eine entsprechende Regelung?
Stumpf: Nachfolgeregelungen greifen ja nicht nur für eine geplante Geschäftsübergabe, sondern können auch ungeplant kurzfristig durch Aus- oder Todesfall eintreten. Eine Weiterführung der Geschäftstätigkeit sowie die weiterhin ordnungsgemäße Bedienung sämtlicher Bank- und Kreditorenverbindlichkeiten muss daher zu jeder Zeit gewährleistet sein.

IHK: Welche Punkte sollte ich bei meiner Nachfolgeregelung unbedingt beachten, damit die Banken diese positiv berücksichtigen?
Stumpf: Banken und Finanzdienstleistungsinstitute fragen in der Regel Namen, Geburtsdatum und derzeitige Aufgaben der Nachfolge im Betrieb ab. In den allermeisten Fällen, je nach Finanzierungsumfang, kommt die Frage der Nachfolge erst bei einem fortgeschrittenen bzw. rentennahen Alter des Inhabers oder Geschäftsführers auf. Es sollte speziell hier dann darauf geachtet werden, dass die Nachfolge entsprechend einige Jahre jünger ist, als man selbst, bzw. eine weitere Arbeitszeit über die Laufzeit der Finanzierung selbst hinaus erwartet werden kann. Des Weiteren und darauf würde ich als Unternehmer persönlich immer Wert legen, sollte die genannte Nachfolge eine zur Geschäftstätigkeit adäquate abgeschlossene Ausbildung haben bzw. mindestens aber bereits Erfahrung in den Abläufen der gesamtbetrieblichen Tätigkeiten aufweisen können.  

IHK: Ist die Nachfolgeregelung auch für andere Aspekte hilfreich?
Stumpf: Eine Nachfolgeregelung ist in jeder Hinsicht hilfreich. Einerseits möchte man durch seine Unternehmung in den meisten Fällen auch die eigene Alterszeit sichern bzw. familiäre Nachkommen und Partner be- und absichern. Zum anderen sollen vor allem auch Angehörige im Aus- oder Todesfall davor geschützt werden, über Nacht mit den ihnen nicht bekannten Aufgaben und Anforderungen einer Unternehmung und damit einhergehenden Kreditausfall- und Insolvenzrisiken zusätzlich konfrontiert zu sein.

Vielen Dank Herr Stumpf!
Interview: Juni 2022

START - FLF Vermittlungs Agentur (flf-vermittlungsagentur.de)

IHK: Künstliche Intelligenz (KI) oder Artificial Intelligence (AI) ist längst kein Zukunftsthema mehr. Die Technologie ist ausgereift, verfügbar, erschwinglich – und bereits im Einsatz, oder nicht?
Dr. Taigel: KI ist die Dampfmaschine der digitalen Revolution. Das große Potential liegt darin Entscheidungen zu automatisieren. Da ist die letzten Jahre schon viel passiert, aber trotzdem stehen wir noch ganz am Anfang. Ein zunehmendes Bewusstsein für den Wert von Daten schafft gerade erst die Basis, damit KI-Lösungen bei zunehmend komplexeren Entscheidungen eingesetzt werden können.

IHK: Was macht die BäckerAI und wie sind Sie auf die Idee gekommen?
Dr. Taigel: Die BäckerAI schlägt vor, wieviel von jedem Produkt für den nächsten Tag in die Verkaufsstellen geliefert werden soll. Mit Hilfe unserer selbstentwickelten KI-Verfahren sorgen wir dafür, dass am Ende des Tages deutlich weniger Backwaren übrig bleiben und wir sparen enorm viel Zeit für die Planung. Franz Seubert, einer unserer Gründer, ist in einem Lebensmittelmarkt aufgewachsen und hat dort täglich gesehen, was am Abend an der Backwarentheke übrig bleibt und in den Müll wandert. Da lag die Idee zur BäckerAI sehr nahe.

IHK: Die Implementierung einer solch komplexen Technologie ist jedoch mit Herausforderungen verbunden. Das gilt besonders für mittelständische Unternehmen. Welche Hürden meistern Sie bei Ihren Projekten?
Dr. Taigel: Die Unternehmer, die über eine Planungslösung nachdenken, wollen - und sollen - sich natürlich nicht mit der KI-Technologie dahinter auseinandersetzen. Die einzige KI-spezifische Hürde, die wir sehen, ist das Thema Daten. Wenn Datenqualität und -quantität passen, geht es „nur“ um die Einbindung eines neuen Werkzeugs in die eingespielten Planungsprozesse. Damit haben aber auch mittelständische Unternehmen inzwischen schon viel Erfahrung und sind sehr aufgeschlossen.

IHK: Haben Sie ein Fallbeispiel für den Einsatz von KI-Tools?
Dr. Taigel: Die BäckerAI ist unser erstes Produkt. Wir sehen großes Potential für alle frischen Lebensmittel, vom Smoothie bis zum Frischfleisch - überall da, wo die die Planung durch die begrenzte Haltbarkeit besonders schwierig und aufwändig ist. Wir entwickeln unsere Planungslösungen für die Zulieferer des Lebensmitteleinzelhandels und befähigen sie somit, die Planung von der Produktion bis ins Regal zu optimieren.

Vielen Dank Herr Dr. Taigel!
Interview: Juni 2022

BäckerAI – Optimaler Bestellprozess für Bäcker (baeckerai.de)

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Ausländische Fachkräfte fürs Unternehmen | 19.05.2022

IHK: In Mainfranken finden Arbeitnehmer eine vielfältige Arbeitgeberlandschaft vor. Mittelständische Unternehmen konkurrieren mit Großkonzernen wie SKF oder Bosch Rexroth. Was tun Sie, um die Trips Group auch in Zukunft für hochqualifizierte (IT-) Fachkräfte attraktiv zu halten?
Trips: Wir steigern unsere Attraktivität durch interessante Aufgabengebiete und Arbeitszeitmodelle, speziell unser technologischer Fortschritt ist ein wichtiges Kriterium für unsere Mitarbeiter, an dem sie aktiv mitarbeiten können. Die Vorteile eines Familienunternehmens wie z.B. die kurzen Entscheidungswege und einfache Prozesse sind weitere Argumente.

IHK: Sie sind inzwischen auch im Ausland auf der Suche nach geeigneten Bewerbern. Was sind dabei die größten Hürden? Wie schmackhaft muss man ausländischen Fachkräften den Standort Mainfranken machen?
Trips: Für die Bewerber steht im Fokus, dass sie erst einmal in Deutschland eine Anstellung, sprich eine Bluecard haben. In den wenigsten Fällen ist die Region ausschlaggebend. Die entsprechende Entlohnung und vor allem das gesamte Paket mit Wohnungssuche, Eingliederung der kompletten Familie sind ebenfalls ganz wichtige Faktoren, die für die Kandidaten aus dem Ausland ausschlaggebend sind.

IHK: In welchen Ländern rekrutieren Sie derzeit – und warum? Welche Berufsgruppen stehen dabei besonders im Fokus?
Trips: Wir rekrutieren weltweit! Bei uns stehen Ingenieure in Automatisierung und IT im Fokus.

Frau Trips, wir danken für das Interview.
Interview: Mai 2022

https://www.trips-group.com/de/

Langfristig vorwärts kommen: Mit ständiger Selbstentwicklung und Fokus! | 08.03.2022

IHK: Als Junger Unternehmer stehen Sie heute vielfältigen Herausforderungen gegenüber! Welche sind Ihrer Meinung nach die größten?
Schrader: Die größte Herausforderung ist, im Alltag den Fokus und die richtige Balance zu halten. Sowohl unternehmerische Arbeit am Unternehmen braucht Zeit- und Freiräume, als auch die operative Mitarbeit an Kundenprojekten. Insbesondere Beratungsmandate erfordern meinen persönlichen Zeiteinsatz, um heute gute und wertstiftende Ergebnisse für unsere Kunden zu erzeugen.

IHK: Sie starteten ihre Selbständigkeit noch vor dem Abitur! Was würden Sie ihrem jüngeren Ich heute raten?
Schrader: Es wieder genauso zu machen, das war richtig so! Triff unterwegs nötige härtere Entscheidungen vielleicht ein bisschen schneller, denn die werden nicht einfacher – und sorg für regelmäßig geplante Pausen, um in Ruhe nachdenken zu können. Geh deinen Weg mit Klarheit, Mut und Konsequenz.

IHK: Wo möchten Sie beruflich in 10 Jahren stehen?
Schrader: Mit einer schlagkräftigen und digitalkompetenten Mannschaft ist SOPHISTICATES dafür bekannt, Abläufe in mittelständischen Unternehmen zu vereinfachen und mit digitalen Werkzeugen für mehr Gewinn zu sorgen – mehr Gewinn an freier Zeit, Freude, Wirksamkeit, und Geld.

Vielen Dank Herr Schrader!
Interview: März 2022

https://sophisticates.de/

New Work und Work-Life-Blending | 16.02.2022

IHK: Wollten Sie schon immer Ihre eigene Firma gründen? Wie kam es dazu?
Berger: Die Tätigkeit als Hardware- und Softwareentwickler, nach meinem Studium (Dipl.-Ing. (FH) Elektrotechnik) hat mich mit Zeiterfassungssystemen in Verbindung gebracht. Hier ist der Wunsch nach der Selbstständigkeit entstanden. Ziel war es von Anfang an, Unternehmen eine Komplettlösung bestehend aus Software, Hardware und die entsprechende Beratung anzubieten.

IHK: Was schätzen Sie daran, Geschäftsführer zu sein?
Berger: Als Visionär genieße ich die freien Gestaltungsmöglichkeiten und freue mich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Mitunternehmer/-innen entwickeln zu können.

IHK: Welches sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen für unsere Region und haben Sie Lösungsansätze?
Berger: Wir haben in Deutschland im Vergleich zu anderen Ländern zu viele Vorgaben und Restriktionen. Hier ist insbesondere die Politik gefordert und ich hoffe die neue Bundesregierung geht die Baustellen an.

IHK: Wie könnte man Ihrer Meinung nach den Unternehmergeist bei jungen Menschen wecken?
Berger: Das ist eine gute Frage. Es braucht eine gewisse Risikobereitschaft ein Unternehmen zu gründen und die Bereitschaft diese Risiken zu tragen ist in der Gesellschaft nicht besonders ausgeprägt. Möglicherweise wird in der Schule, im Studium bzw. in der Ausbildung zu wenig über die Chancen gesprochen, die eine Selbstständigkeit bietet. Wünschenswert wäre auch ein besseres Mindset gegenüber Unternehmer/-innen.

Herr Berger, wir danken für das Interview.
Interview: Februar 2022

ZMI - Zeiterfassung überall. Stationär. Web. App. Cloud.

Umweltmanagement (EMAS) in KMU | 19.01.2022

IHK: Wie sind Sie auf EMAS (Eco Management and Audit Scheme) aufmerksam geworden?
Schulte-Wieking: Über die IHK Würzburg-Schweinfurt wurden wir auf eine Infoveranstaltung des Förderkreis Umweltschutz Unterfranken aufmerksam. Dieser bot die Teilnahme an einem Konvoi zur Einführung eines Umweltmanagementsystems gemeinsam mit anderen KMU im Rahmen des bayerischen Förderprogramms BUMAP an. Schnell war klar: hier hatten wir das Instrument – EMAS –, die fachliche Unterstützung und zudem Weggefährten gefunden, um unserem Ziel - die wachsende G&H GmbH Rothschenk zukunftsfähig zu machen und Mitarbeitende stärker in Entscheidungen einzubinden – näher zu kommen.

IHK: Wie notwendig sind aus Ihrer Sicht Umweltmanagementsysteme wie EMAS?
Schulte-Wieking: Ziele und Maßnahmen in den Bereichen Umwelt, Soziales, Qualität und Wirtschaftlichkeit widersprechen sich nicht. Ein großer Vorteil von Managementsystemen wie EMAS, ISO 14001 oder ISO 9001 ist, dass sie nicht isoliert nebeneinanderstehen, sondern auf eine gemeinsame Basis aufbauen. Das spart Ressourcen und integriert Themen, die zusammengehören.

IHK: Welche Vorteile zieht Ihr Unternehmen aus EMAS?
Schulte-Wieking: Durch den PDCA-Zyklus, der allen Managementsystemen inhärent ist, ist man dazu angehalten, sein Unternehmen und die bestehenden Prozesse immer wieder neu zu reflektieren und getroffene Maßnahmen und Ziele kritisch zu hinterfragen. Das wird den sich schnell wandelnden Marktbedingungen, Kundenanforderungen und technischen Möglichkeiten gerecht.

IHK: Wann wird die G&H GmbH Rothschenk klimaneutral sein?
Schulte-Wieking: Wir haben uns das Ziel gesteckt bis zum Jahr 2025 klimaneutral zu wirtschaften. Dank EMAS verfügen wir hier bereits über wichtige Umweltkennzahlen und Mechanismen, um Rückschlüsse auf unsere Ressourceneffizienz zu ziehen, Ansatzpunkte zur C02-Vermeidung zu finden und die Berechnung unseres CO2-Ausstoßes auf Unternehmens- und Produktebene zu realisieren.

Vielen Dank Herr Schulte-Wieking!
Interview: Januar 2022

Nachhaltigkeit: Unser Weg zu mehr Grün - Rothschenk