Muss ich eine einfache oder doppelte Buchführung führen?
Darf ich meinen Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln oder muss ich eine Bilanz erstellen?
Diese Fragen werden häufig verwechselt. Die Antwort hängt von Ihrer Rechtsform, Ihrer Kaufmannseigenschaft sowie von bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen ab.
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist die einfachste Form der Gewinnermittlung.
Dabei werden die im Kalenderjahr zugeflossenen Betriebseinnahmen den abgeflossenen Betriebsausgaben gegenübergestellt.
Gewinn = Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben
Eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sind bei der EÜR nicht erforderlich.
Wer darf die EÜR nutzen?
Die EÜR können insbesondere nutzen:
- Freiberufler
- Einzelunternehmer
- GbRs und andere Personengesellschaften
Voraussetzung ist, dass keine gesetzliche Verpflichtung zur Bilanzierung besteht.
Die doppelte Buchführung ist ein umfassendes Buchführungssystem. Jeder Geschäftsvorfall wird auf mindestens zwei Konten erfasst.
Am Ende des Geschäftsjahres werden daraus erstellt:
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Zusätzlich sind unter anderem Inventuren und weitere handelsrechtliche Aufzeichnungspflichten zu beachten.
Grundsätzlich sind eingetragene Kaufleute (e.K.), OHGs und KGs nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Dazu gehören insbesondere:
- laufende Buchführung
- Inventur
- Erstellung einer Bilanz
- Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung
Für Einzelkaufleute sieht das Handelsgesetzbuch jedoch eine Erleichterung vor:
Befreiung für Einzelkaufleute
Einzelkaufleute sind von den handelsrechtlichen Vorschriften zur Buchführung, Inventur und Bilanzierung befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren
nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und
nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss
erzielen.
Wer beide Grenzen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht überschreitet, kann auf die handelsrechtliche Buchführung und Bilanzierung verzichten.
Unabhängig vom Handelsrecht kann auch das Steuerrecht zur doppelten Buchführung verpflichten.
Eine steuerrechtliche Buchführungspflicht entsteht in der Regel, wenn
der Jahresumsatz mehr als 800.000 Euro beträgt oder
der Jahresgewinn mehr als 80.000 Euro beträgt.
In diesen Fällen kann das Finanzamt zur Führung von Büchern und zur Erstellung von Abschlüssen auffordern.
Kapitalgesellschaften müssen unabhängig von Umsatz oder Gewinn immer doppelte Buchführung führen und bilanzieren.
Hierzu gehören:
GmbH
UG (haftungsbeschränkt)
AG
Für diese Rechtsformen ist die EÜR grundsätzlich nicht zulässig.
Muss jeder Einzelunternehmer doppelte Buchführung machen?
Nein. Ein nicht im Handelsregister eingetragener Einzelunternehmer kann grundsätzlich die EÜR nutzen, solange keine handels- oder steuerrechtliche Buchführungspflicht besteht.
Muss ein eingetragener Kaufmann (e.K.) doppelte Buchführung machen?
Grundsätzlich ja. Einzelkaufleute können jedoch von den handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften befreit werden, wenn sie die gesetzlichen Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten.
Kann eine GmbH eine EÜR erstellen?
Nein. Kapitalgesellschaften müssen immer bilanzieren.
Müssen Freiberufler bilanzieren?
In der Regel nein. Freiberufler dürfen ihren Gewinn grundsätzlich mittels EÜR ermitteln.
EÜR, Buchführungspflicht und Bilanzierung sind drei unterschiedliche Themen:
Die EÜR ist eine Form der Gewinnermittlung.
Die doppelte Buchführung ist ein System zur Erfassung aller Geschäftsvorfälle.
Die Pflicht zur doppelten Buchführung ergibt sich aus dem Handelsrecht, dem Steuerrecht oder der gewählten Rechtsform.
Dadurch kann es vorkommen, dass zwei Unternehmen denselben Umsatz erzielen, aber aufgrund ihrer Rechtsform unterschiedlichen Buchführungs- und Bilanzierungspflichten unterliegen. Für die Beurteilung sind daher immer Rechtsform, Kaufmannseigenschaft sowie Umsatz- und Gewinngrenzen gemeinsam zu betrachten.
Es müssen alle unternehmerischen Steuererklärungen elektronisch abgegeben werden.
Die Taxonomie stellt das Gliederungsschema der Daten für die elektronisch an die Finanzämter zu übermittelnden Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen dar (E-Bilanz).
Die Taxonomie 5.1 gilt für die Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2012 beginnen.
Die Taxonomie soll regelmäßig überarbeitet werden und immer im November des laufenden Jahres veröffentlicht werden. Die jeweils aktuelle Taxonomie ist auch für frühere Wirtschaftsjahre nutzbar.
Bitte beachten Sie Folgendes:
Eine Taxonomie ist grundsätzlich nur für ein Wirtschaftsjahr zu verwenden.
Um die Inhalte der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung durch Datenfernübertragung zu vermitteln, muss die für das jeweilige Wirtschaftsjahr geltende Taxonomie verwendet werden. Es wird nicht beanstandet, wenn diese Taxonomie auch für das Vorjahr verwendet wird.
Die Übermittlung der Datensätze aufgrund einer Taxonomie für ein kalendergleiches Wirtschaftsjahr wird regelmäßig mit dem Release des ELSTER-Rich-Client (ERiC) im November des Vorjahres (= Veröffentlichungsjahr) ermöglicht.
Sie gilt auch für abweichende Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12. des Veröffentlichungsjahres beginnen. Ist ausnahmsweise keine Aktualisierung in der Taxonomie erforderlich, ist die letzte Taxonomie auch für die folgenden Wirtschaftsjahre zu verwenden.
Hiermit wird das aktualisierte Datenschema der Taxonomie (Version 5.1) als amtlich vorgeschriebener Datensatz nach §5b EStG veröffentlicht.
Die aktualisierten Taxonomien (Kern- und Branchentaxonomien) stehen ab sofort zur Ansicht und zum Abruf bereit. Der technische Leitfaden wird zeitgleich angepasst.
Bei der EÜR handelt es sich um eine einfache Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach dem Prinzip:
Betriebseinnahmen
./. Betriebsausgaben
= Gewinn bzw. Verlust
Maßgeblich ist der tatsächliche Zeitpunkt des Zuflusses / Abflusses. Die Geschäftsvorfälle werden in chronologischer Reihenfolge aufgrund der Buchungsbelege in einem Journal aufgezeichnet. Dabei ist es zweckmäßig, die einzelnen Posten beispielsweise nach Kostenarten zu sortieren. Außerdem müssen das Nettoentgelt, die Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag einzeln aufgezeichnet werden.
Gewerbliche Unternehmen sind verpflichtet, den Wareneingang und den Warenausgang aufzuzeichnen. Letzteres allerdings nur, wenn die Ware an einen anderen gewerblichen Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch geliefert wird.
Bei der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich wird das Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres mit dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres verglichen. Der Unterschiedsbetrag ist der steuerpflichtige Gewinn.
Hierbei ist bei Buchführungspflichtigen oder bei Gewerbetreibenden, die freiwillig Bücher führen, grundsätzlich das Betriebvermögen anzusetzen, welches nach handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ermittelt wurde. Privat veranlasste Vorgänge bleiben unberücksichtigt. Daher müssen Entnahmen hinzu gerechnet, Einlagen abgezogen werden.
Sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet, müssen Sie zu Beginn der Tätigkeit eine Inventur durchführen und eine Eröffnungsbilanz erstellen. Bei der Inventur sind alle Wirtschaftsgüter des Betriebes körperlich und wertmäßig zu erfassen und in ein Verzeichnis (Inventar) einzutragen.
Zum Ende des Geschäftjahres müssen Sie wieder ein solches Inventar und eine Schlussbilanz erstellen. Ebenso wie bei der Einnahmen-Überschussrechnung sind ein Wareneingangs- und Warenausgangsbuch zu führen.
Außerdem müssen alle baren Zahlungsvorgänge in einem Kassenbuch festgehalten werden.
Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle auf Konten verbucht, einmal im Soll und einmal im Haben. Hierfür gibt es Kontenpläne, die für jeden Betrieb aus den verschiedenen Kontenrahmen seines Wirtschaftszweiges entwickelt werden. Ein Kontenplan ist das Gliederungsschema aller relevanter Konten. Er enthält nur die für die Unternehmung tatsächlich nötigen und von ihr geführten Konten. Für jede Branche gibt es eigene Kontenrahmen. Die drei wichtigsten sind:
Kontenrahmen sind nach dem Zehnersystem in Kontenklassen aufgebaut.
Die doppelte Buchführung soll den periodengerechten Gewinn ermitteln. Aus diesem Grund müssen auch Periodenabgrenzungen vorgenommen, Rückstellungen gemacht und Forderungen oder Verbindlichkeiten verbucht werden. Im Gegensatz zur Einnahmen-Überschussrechnung sind also nicht nur die tatsächlichen Zahlungsströme relevant.
Bitte beachten Sie, dass .....
die Umsatzsteuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldung und der Antrag auf Dauerfristverlängerung grundsätzlich nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung zu übermitteln ist.
(§ 18 Abs. 3 Satz 1 UStG i.d.F. von Aktikel 4 Nummer 11 Buchstabe a JStG 2010 vom 8. Dezember 2010, BGBl. I S. 1768)
Informationen hierzu sind unter der Internet-Adresse www.elster.de erhältlich.
Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht für sog. Kleinunternehmer Erleichterungen vor (§ 19 UStG).
Regelungen im Detail
Bin ich selbstständig oder nicht? Die Frage, ob sozialversicherungsrechtlich eine selbstständige Tätigkeit oder eine abhängige Beschäftigung vorliegt, ist kompliziert. Stellt sich heraus, dass ein Selbstständiger in Wahrheit abhängig beschäftigt ist (Scheinselbstständigkeit), können Nachzahlungen fällig werden.
Eine Prüfung muss durch die Deutsche Rentenversicherung erfolgen.
Prüfung durch Deutsche Rentenversicherung
Die meisten Unternehmen sind seit dem 1. August 2021 verpflichtet, sich aktiv in das Transparenzregister einzutragen, andernfalls drohen Geldstrafen.
Mehr zum Geldwäschegesetz
Referentin Unternehmensnachfolge
Würzburg
M.A. Politikwissenschaft
Referent Innovation und Unternehmensförderung
Würzburg