Entsendung eines Mitarbeiters

Wann liegt eine Entsendung vor?

Eine Entsendung liegt vor, wenn ein inländischer Arbeitnehmer, der in einem Mitgliedsstaat angestellt ist, auf Weisung seines Arbeitgebers vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat zur Erbringen einer Arbeitsleistung/Dienstleistung entsendet wird.

Abgrenzung zur Niederlassung oder Betriebsstätte vor Ort

Für Unternehmer ist von Bedeutung, ob es sich bei der Auftragsausführung noch um eine "grenzüberschreitende Erbringung" oder schon um eine "Niederlassung oder Betriebsstätte" vor Ort handelt. Im Doppelbesteuerungsabkommen definiert Artikel 5 den Begriff der Betriebsstätte bei Bauausführungen und Montagen.

Bitte beachten Sie, dass der Begriff "Entsendung“ kein klar definierter Rechtsbegriff ist. In einigen Ländern umfasst dieser Begriff auch Geschäftsreisen, zum Beispiel zur Teilnahme an einem Meeting. Informationen dazu finden Sie im Dienstleistungskompass.

Interne arbeitsrechtliche Prüfung

Schon im internen Bereich ist zu prüfen, ob diese Entsendung nach deutschem Arbeitsrecht rechtmäßig ist.

Da der Arbeitgeber die Entsendung nicht einseitig aufgrund seines Direktionsrechts anordnen kann, ist grundsätzlich eine einvernehmliche Änderung des Arbeitsvertrages erforderlich. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht dann, wenn im Arbeitsvertrag die Entsendemöglichkeit bereits ausdrücklich vorgesehen ist oder bei sehr kurzen Entsendungen (Dienstreisecharakter).

Seit dem 1. August 2022 ist die Informationspflicht bei Entsendungen zu beachten. Mit Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen wurde das deutsche Nachweisgesetz geändert und kann auch Entsendungen betreffen: Entsenden Arbeitgeber ihre Mitarbeiter länger als vier aufeinanderfolgende Wochen in einen anderen Mitgliedstaat, müssen sie ihnen gewisse Informationen vor deren Abreise schriftlich zur Verfügung stellen.

Geltung des ausländischen Rechts

Innerhalb Europas ist ein Teil der Bestimmungen in der sogenannten Entsenderichtlinie geregelt, die in Artikel 3 klar definierte Schutzbestimmungen enthält. Diese muss der Dienstleistungserbringer - unabhängig von der Dauer der Entsendung des Arbeitnehmers - einhalten. Dazu zählen nicht nur Höchstarbeitszeiten und Mindestlohnsätze, sondern auch Bestimmungen über den Gesundheitsschutz und die Sicherheit am Arbeitsplatz.

Bei Auslandseinsätzen gelten nicht ausschließlich die deutschen Vorschriften und die Entsenderichtlinie. Vielmehr sind die zwingenden arbeitsrechtlichen und öffentlich-rechtlichen Bestimmungen des jeweiligen Einsatzstaates zu beachten. Innerhalb der EU gibt die Entsenderichtlinie zwar einen gemeinsamen Rahmen vor, die konkreten Anforderungen unterscheiden sich jedoch von Land zu Lan

Es ist stets zu prüfen, welches Recht anzuwenden ist. Generell gilt das Arbeitsortprinzip. Zwingende öffentlich-rechtliche oder arbeitsrechtliche Normen des örtlichen Leistungsortes sind zu beachten. Wobei zu betonen ist, dass auch innerhalb der EU die Vorrausetzungen von Land zu Land unterschiedlich sein können.

Bei Entsendungen wird die Sicherheit und der Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz von den örtlichen Bestimmungen im Aufnahmestaat festgelegt. Ebenso können im Bereich der technischen Normen Sonderregelungen bestehen.

Vor Ort üben in der Regel die nationalen Behörden eine Überwachungs- und Kontrollfunktion in Bezug auf die entsandten Arbeitnehmer aus. Sie überprüfen beispielsweise, ob die geltenden Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden und gehen gegen Schwarzarbeit vor. 

Um Ärger und Sanktionen während des Auslandseinsatzes zu vermeiden, ist es deshalb ratsam, sich vorab genau über die aktuellen rechtlichen Bestimmungen zu informieren.

Anzeige- und Meldepflichten

Weiterhin ist zu beachten, dass gewisse Fristen für den Aufenthalt bestehen und abhängig von diesen eine Anzeige- oder Meldepflicht vor Ort bestehen kann. Daneben kann auch der Nachweis spezieller Versicherungen, wie zum Beispiel einer Berufshaftpflicht oder die Meldung der Arbeitsaufnahme an eine Pflichtversicherung im entsendeten Land erforderlich sein.

Der Rat und das Europäische Parlament haben eine vorläufige Einigung über die Verordnung zur Erleichterung der elektronischen Erklärung über entsandte Arbeitnehmer erzielt. Mit der Verordnung soll der Verwaltungsaufwand für Unternehmen durch eine vollständige Digitalisierung der Übermittlung von Entsendemeldungen verringert werden. 

Steuerliche Besonderheiten

Arbeitnehmerseite

Für eine Besteuerung im Inland ist maßgeblich, dass der Entsendete weiterhin seinen Wohnsitz im Inland beibehält. Zwischen den meisten Staaten bestehen Doppelbesteuerungsabkommen. Für den Arbeitnehmer ist die 183-Tage-Regelung entscheidend. Sie besagt, dass die Einkommensteuer nur dann in dem Land zu entrichten ist, in das der Arbeitnehmer entsandt wurde, wenn die Entsendung 183 Tage überschreitet.

Unternehmerseite

Auf Unternehmerseite sind die Regelungen zu Steuern und Abgaben beim grenzüberschreitenden Dienstleistungsverkehr zu beachten. Der Unternehmer muss bei seiner Rechnungsstellung für die Dienstleistung im Ausland genau prüfen, ob und in wieweit eine (eventuell auch ausländische) Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden muss.

Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten

Voraussetzungen für eine Entsendung innerhalb der EU ist die EU-Verordnung 883/2004 beruhen. Danach kann das deutsche Sozialversicherungsrecht grundsätzlich weitergelten, wenn

• die voraussichtliche Entsendung 24 Monate nicht überschreitet,
• der Arbeitnehmer nicht zur Ablösung einer zuvor entsandten Person eingesetzt wird und
• die Voraussetzungen einer echten Entsendung vorliegen (insbesondere Fortbestand der arbeitsvertraglichen Beziehung zum entsendenden Arbeitgeber

Als Nachweis gegenüber in- und ausländischen Stellen, dass ausschließlich die deutschen Rechtsvorschriften gelten, dient die Bescheinigung A1. Es sind Vereinfachungen bei der A1-Bescheinigung geplant.

Deutschland mit vielen Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU), Islands, Liechtensteins, Norwegens sowie der Schweiz Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Mit Hilfe der Abkommen werden Nachteile, die durch die Arbeit in verschiedenen Staaten mit unterschiedlichen Sozialversicherungssystemen entstehen können, auf ein Minimum reduziert. 

Befähigungsnachweis und Besonderheiten für bestimmte Berufsgruppen

Besonderheiten kann es für spezielle Berufsgruppen geben. Insbesondere im Bereich der reglementierten Berufe besteht oft eine Nachweispflicht über die beruflichen Qualifikationen des Dienstleistungserbringers. Ob diese Pflicht im Zielland besteht und wie die Nachweise genau aussehen müssen, sollte vor dem Auslandseinsatz unbedingt geklärt werden.

Reglementierte Berufe können z.B. länderspezifisch sein: 

• Elektroinstallateur / Elektriker
• Anlagenmechaniker für SHK (Gas-/Wasserinstallateur)
• Maurer und Betonbauer / Steinmetz
• Zimmerer / Zimmermeister
• Pflegefachperson / Arzt
• Architekt

• Berufskraftfahrer (Gefahrgut / ADR)

   

Für die Mitnahme von Berufsausrüstung bei einer Mitarbeiterentsendung in ein Drittland müssen Sie sich rechtzeitig Zollpapiere beschaffen und prüfen, ob es sich um zollpflichtige Ausrüstung handelt.

Als Berufsausrüstung gelten Gegenstände, die ausschließlich oder überwiegend für den beruflichen Zweck genutzt werden (z. B. Spezialwerkzeuge, technische Messgeräte, Laptops oder zusätzliche Diensthandys).

Die Berufsausrüstung kann mittels Carnet A.T.A oder dem Zollverfahren der vorübergehenden Ausfuhr über die Grenze gebracht werden..