Effizienzsteigerung im Recruiting durch KI im Personalwesen

KI kann den Onboarding-Prozess personalisieren, indem sie neue Mitarbeitende mit maßgeschneiderten Informationen und Schulungen versorgt. Auf diese Weise ist die Einarbeitung besser auf deren spezifische Rollen und Bedürfnisse abgestimmt. 

Zudem unterstützt KI bei der Automatisierung von Routineaufgaben im Onboarding-Prozess. Dazu zählen das Erstellen von Schichtplänen und das Verwalten von Dokumenten. 

Tipp: Wenn Sie beispielsweise einen Onboarding-Chatbot einsetzen wollen, füttern Sie ihn mit relevanten Dokumenten wie Arbeitsanweisungen, Checklisten und Richtlinien. Trainieren Sie ihn mit Beispielfragen und justieren Sie nach, wenn er die Frage nicht erkannt oder ungenügend beantwortet hat. Führen Sie gründliche Tests durch, die je nach der Rolle, die die fragenden Mitarbeiter haben (Azubi? Fachkraft?), variieren sollten. 

KI kann individuelle Lernpfade erstellen, die auf den Kenntnisständen der Mitarbeitenden und den betrieblichen Anforderungen basieren. Dies macht die Weiterbildung gezielter und effektiver.

KI lässt sich außerdem dazu einsetzen, den Markt der verfügbaren Weiterbildungsangebote systematisch zu beobachten und nach spezifischen betrieblichen Vorgaben aufzubereiten. Die besten Optionen für die Mitarbeitenden sind auf diese Weise schneller und umfassender identifiziert.

KI erkennt Muster in den Weiterbildungsbedarfen und -erfolgen. Damit lassen sich künftige Schulungsmaßnahmen besser planen und optimieren.

Tipp: Möchten Sie beispielsweise mit KI-gestütztem, adaptivem (der Situation und den Bedürfnissen der Lernenden angepasstem) Lernen arbeiten, fragen Sie zunächst ab, wie weit die jeweiligen Mitarbeitenden vom Lernziel entfernt sind. Dies kann unter anderem durch Selbsteinschätzungen geschehen. Schaffen Sie eine Bandbreite von Lerninhalten (falls nicht schon vorhanden), die den unterschiedlichen Präferenzen (Lesen, Multimedia, Gamification) gerecht wird. Integrieren Sie KI in Ihre Lernplattform, um die Lernerfahrungen zu verbessern und zu individualisieren. Es gibt dafür unterschiedliche Lösungen. Formulieren Sie daher die Anforderungen genau und testen Sie die Angebote. Testkriterien sind unter anderem Usability, Lernqualität, Skalierbarkeit und Datenschutz.

Die KI-Verordnung, die 2024 in Kraft trat, macht es erforderlich, KI-Systeme im Personalbereich neu zu bewerten und ihren Einsatz gegebenenfalls einzuschränken. Dazu zählen zum Beispiel Anwendungen, die

• sich auf die Einstellung und Auswahl natürlicher Personen beziehen,
• Entscheidungen zur Veränderung oder Beendigung von Arbeitsverhältnissen unterstützen,
• die Aufgabenverteilung aufgrund von persönlichen Verhaltens- oder Kompetenzmerkmalen steuern,
• die Leistung von Personen beurteilen.

Beim Erwerb und Einsatz entsprechender Systeme sind Datenschutz- und arbeitsrechtliche Expertise unerlässlich. Dies bezieht sich beispielsweise auf die Risikoklassifizierung nach der KI-Verordnung. Auch die Folgenabschätzung des KI-Einsatzes ist nach der KI-Verordnung Pflicht. Außerdem ist zu beachten, dass das Training der KI zu keinen Verzerrungen führt.

Um Verstöße beispielsweise gegen den Datenschutz, das Betriebsverfassungsrecht oder das Diskriminierungsverbot zu vermeiden, müssen Arbeitgeber den KI-Einsatz sorgfältig planen. Dabei ist juristische, technologische und datenschutzbezogene Expertise einzubinden.