Mitarbeiterdaten und Digitalisierung - Sie haben mehr als Sie denken

Personal - Recht | Webinar

Information

Mitarbeiterdaten fallen heutzutage nicht mehr ausschließlich bei der Begründung des Arbeitsverhältnisses und im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung an. Vielmehr werden auf Grund der Digitalisierung in allen Unternehmen immer mehr Mitarbeiterdaten erhoben und verarbeitet. Doch kaum ein Arbeitgeber ist sich dessen bewusst.

Inhalt

Elektronische Schließanlage

Die elektronische Schließanlage ersetzt mittlerweile in immer mehr Unternehmen die klassische Schließanlage. Dies ist sehr praktisch, da die elektronischen Schlüssel für jeden Mitarbeiter individuell programmiert und bei Bedarf auch gesperrt werden können. Elektronische Schließanlagen können häufig aber viel mehr: Sie registrieren, wann Türen von wem geöffnet und geschlossen worden.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist hier daher einiges zu beachten:

Welche elektronische Schließanlage wird ausgewählt?
Welche Daten werden auf dem System gespeichert?
Wer hat Zugriff auf diese Daten und kann sie auslesen?
Zu welchem Zwecken werden die Daten aus den Schließsystemen weiterverarbeitet?
Steckt hinter einer elektronischen Schließanlage gar eine Mitarbeiterüberwachung?

Verwendung von GPS-Ortungssystemen in Fahrzeugen

Häufig sind Fahrzeuge mit GPS-Ortungssystem ausgestattet. Das ist für Unternehmen, die Mitarbeiter im Außeneinsatz beschäftigen, sehr praktisch. Besondere Vorteile bringen sie bei der Routenplanung- und Auswertung, bei der Leistungsabrechnung bei Kundenbesuchen und Fahrtenbuchführung. Allerdings können auf diese Weise der Standort des Fahrzeugs und des Mitarbeiters jederzeit ermittelt und somit auch ein Bewegungsprofil erstellt werden.

Darf ein GPS-Tracking also überhaupt eingesetzt werden?
Brauche ich hierfür eine Einwilligung oder geht das auch ohne?
Was muss ich sonst beachten?

Krankheits- und Urlaubslisten

Auf dem Markt gibt es mittlerweile viele Softwarelösungen für die Verwaltung der Mitarbeiter, mit Hilfe derer Urlaubzeiten, Krankheitstage und ggf. auch der Grund der Krankheit verwaltet werden können. Nicht selten werden diese Daten auch mit den anderen Mitarbeitern geteilt, damit diese auch darüber informiert sind, wenn ein Kollege nicht da ist. Die von den Unternehmen hierfür genannten Gründe sind mannigfaltig.

Welche Informationen dürfen tatsächlich an Kollegen weitergegeben werden?

Zeiterfassung möglichst einfach

Arbeitgeber dürfen Ihre Mitarbeiter selbstverständlich zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichten. Doch sind Chipkarten, Transponder, Apps, Fingerabdruckscanner und Co. datenschutzkonform einsetzbar? Was ist hier zu beachten?

Mitarbeiterumfragen anonym gestalten

Mitarbeiterumfragen sind ein hilfreiches Tool, um Entwicklungen und Stimmungen im Unternehmen einzufangen. Doch schnell sind anonym angekündigte Umfragen gar nicht mehr anonym.