Hybrides Arbeiten bedeutet mehr persönliche Flexibilität. Beschäftigte aller Altersgruppen schätzen dies

Arbeitsorganisation in der digitalen Arbeitswelt

Hybrides Arbeiten: beliebt und dennoch eine Herausforderung

Hybrides Arbeiten bedeutet mehr persönliche Flexibilität. Beschäftigte aller Altersgruppen schätzen dies. Die nötige Produktivität und sonstige positive Effekte stellen sich allerdings nicht von selbst ein. Zu den Herausforderungen zählen:

  • IT-Sicherheit und -Verfügbarkeit: Wer zu Hause oder mobil arbeitet, muss besonders auf den Schutz von Unternehmensdaten und -hardware achten. Das macht eine spezielle Sensibilisierung erforderlich. Ebenso muss der IT-Support in der Lage sein, die Hybridworker im Bedarfsfall angemessen zu unterstützen.
  • Ausstattung: Zugleich hat das Unternehmen dafür zu sorgen, dass Hybridworker über die nötige Ausstattung und Infrastruktur verfügen, um effizient und sicher von unterschiedlichen Standorten aus zu arbeiten. Ist dies nicht gewährleistet, etwa in Workation-Situationen, ist zu regeln, unter welchen Bedingungen hybrides Arbeiten sinnvoll ist und in welchen es mangels Sicherheit nicht geht.
  • Ergonomie: Auch im Homeoffice müssen Arbeitsplätze sicher und ergonomisch sein. Handelt es sich um einen mit dem Arbeitgeber vereinbarten Telearbeitsplatz, stellt der Arbeitgeber die Ausstattung zur Verfügung. Das Homeoffice ist hingegen eine Form des mobilen Arbeitens. Um Gesundheitsgefährdungen im Homeoffice zu vermeiden, sind mindestens jährliche Unterweisungen erforderlich.
  • Koordination und Kommunikation: Die Koordination von Teams, die sowohl vor Ort als auch remote arbeiten, erfordert neue Teamgewohnheiten und -tools. Denn es gilt sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden informiert und eingebunden sind. Zugleich liegt es in der Verantwortung der Teammitglieder, für interne und externe Kunden erreichbar zu sein. Effektive Selbstorganisation ist eine entscheidende Kompetenz hybrider Teams.
  • Führung: Führungskräfte benötigen durchdachte Feedback-Strukturen, die auch bei hybridem Arbeiten funktionieren. Dies bedeutet den Abschied vom Mikromanagement und die Fähigkeit, den Output der Mitarbeitenden auch ohne Präsenz zu erkennen. Ebenso stellt das Wahrnehmen von Unterforderung oder Überlastung eine bedeutende Aufgabe dar.
  • Mitarbeiterbindung: Ohne Gegenmaßnahmen droht bei hybridem Arbeiten soziale Erosion. Fehlen Arbeitskontakte, Teamidentität und Bindung, dann wird auch das gemeinsame Wissen weniger geteilt und weiterentwickelt. Die Hilfsbereitschaft nimmt ab.

Hybrides Arbeiten mit Kollaborationstools

Die Fähigkeit zu digitaler Kollaboration ist heute eine Schlüsselkompetenz. Einige Tools sind intuitiv, andere komplex. Besonders häufige Einsatzzwecke sind

  • Audio- und Videokonferenzen,
  • Terminmanagement,
  • Chats,
  • Dateiablage und -bearbeitung,
  • Aufgabenverteilung und -erledigung.

Für jedes Tool gilt, dass User mit dessen Sicherheitsaspekten, Struktur und Einsatzzwecken vertraut gemacht werden sollten. Ein Tool-Overload verringert Akzeptanz und Effizienz.

Familie, Pflege und Beruf

Dass Familienfreundlichkeit eine wichtige Rolle bei der Arbeitgeberwahl spielt, ist mittlerweile kein Geheimnis mehr. Qualifizierte Fachkräfte bewerten eine gute Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf als genauso wichtig wie das Gehalt. Unternehmen, die mit entsprechenden Angeboten punkten, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil. Aber die besten Angebote kommen nicht an, wenn kaum jemand davon weiß! Eine bessere und offenere interne und externe Kommunikation sind hier Schlüsselwörter.

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Beliebte Kollaborationstools von Teams bis Kanban

Zu den häufig eingesetzten Kollaborationstools zählen:

  • Microsoft Teams: Eine umfassende Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie ermöglicht unter anderem Audio- und Videoanrufe inklusive Mitschnitt, Chats, Dateifreigabe und gemeinsamer Bearbeitung.
  • Projektmanagementlösungen wie Asana oder Jira: Dies sind komplexe und leistungsstarke Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools mit verschiedenen Ansichten wie Listen, Zeitachsen, Gantt-Charts und (Kanban-)Boards. Ein differenziertes Ticketsystem unterstützt die Erledigung von Aufgaben und Unteraufgaben.
  • Zoom: Beliebtes Tool im Bereich Videokonferenzen, zum Beispiel bei großen Online-Meetings und in der Weiterbildung.
  • Google Workspace: Ein umfassendes Set cloudbasierter Tools von Google. Zu den Anwendungen zählen Google Docs, Google Sheets, Google Slides und Google Meet, die miteinander integriert sind. User können unter anderem Notizen, Tabellen und Präsentationen erstellen und gemeinsam bearbeiten sowie Videocalls abhalten.
  • Miro: Miro ist ein Whiteboard-Tool für kreative, visuelle Zusammenarbeit (etwa in Workshops), Brainstorming und Ergebnisdokumentation.
  • Aufgabenverfolgung über Kanban-Boards, zum Beispiel über KanbanFlow oder Trello: Kanban-Boards zeigen den Workflow einer Aufgabe vom Start bis zum Abschluss in übersichtlichen Spalten. Sie können physisch an einer Tafel angebracht oder digital in Tools angelegt sein. Manche Tools sind auf Kanban-Abläufe spezialisiert. Andere, wie Asana, bieten noch zahlreiche weitere Funktionen und Kanban stellt nur einen kleinen Teil ihrer zahlreichen Features dar.

Kanban

Beispiele für flexible Arbeit

Jobsharing

Dabei wird ein Job auf mehrere Personen verteilt. Nehmen dabei zwei Personen dieselben Aufgaben wahr, spricht man von Jobpairing. Häufige und klare Übergaben sind hier ein Muss. Beim Jobsplitting hat hingegen jeder seinen eigenen Aufgabenbereich. Zwei Führungskräfte auf einem Job nennt man Topsharing. Jobsharing bezieht sich durchaus auf anspruchsvolle Stellen. Es ist unter anderem eine Option, um wertvolles Erfahrungswissen im Unternehmen zu halten, zum Beispiel bei Älteren. 

Arbeitszeitkonten

Arbeitszeiten zu erfassen ist im Unternehmensalltag häufig die Regel. Der Überstundenabbau kann informell, per Gleitzeit oder nach Absprache geschehen. Davon unterscheiden sich Arbeitszeitkonto-Modelle wie Jahres- oder Lebensarbeitszeitkonten. Diese sind per Tarif- oder Arbeitsvertrag geregelt. Sie erlauben es den Beschäftigten und dem Arbeitgeber, Freistellungsphasen besser zu planen. Dafür lassen sich nicht nur Überstunden ansammeln, sondern auch Geld, etwa in Form von Boni oder bezahlten, aufgesparten Urlaubstagen. Dieses Polster tut dann beispielsweise in der Elternzeit oder bei früherem Ruhestand gut.

Sabbaticals

Diese langfristig geplante Auszeit kann einige Monate bis mehr als ein Jahr dauern. Die Beschäftigten sparen dabei vorab durch Gehaltsverzicht ein kleines Gehalt an, das ihnen der Arbeitgeber während des Sabbaticals auszahlt. Dadurch bleibt man sozialversichert. Dauer und Ansparphasen der Sabbaticals können die Arbeitgeber je nach betrieblichem Spielraum regeln. Auch schlichter unbezahlter Urlaub kann ein Sabbatical sein.

Workation

Workation ist die Verbindung von Arbeit und Urlaub, und zwar am Urlaubsort. Für Arbeitgeber ergeben sich dabei einige To-dos, etwa sozial- und krankenversicherungsrechtliche Aspekte zu regeln sowie die Dauer und die Zielländer des Auslandsaufenthaltes einzugrenzen. Ebenso sollte die IT-Sicherheit unterwegs und am Workation-Arbeitsplatz gewährleistet sein.

Work-Life-Balance oder Work-Life-Blending?

Während die Work-Life-Balance darauf zielt, Privates und Berufliches in ein gesundes Verhältnis zu bringen und voneinander abzugrenzen, vermischen sich beim Work-Life-Blending diese beiden Welten. Hybrides, flexibles Arbeiten fördert Work-Life-Blending. Dies hat nicht nur Vorteile.

Ansprechpartner

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Benedikt Pfeuffer

B.Sc. Geographie
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Dr. Christian Seynstahl

Diplom-Geograph
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