Die Vollversammlung ist das demokratisch legitimierte höchste Entscheidungsorgan der IHK. Für die Wahlperiode 2027 bis 2030 besteht die Vollversammlung aus 80 unmittelbar gewählten Mitgliedern, die über die wirtschaftspolitische Ausrichtung, die Richtlinien der IHK-Arbeit und -Haushalt und damit über die Höhe der Beiträge entscheiden.
Die Vollversammlung bestellt den Hauptgeschäftsführer, wählt den Präsidenten, zwei Vizepräsidenten sowie zwölf weitere Präsidialmitglieder. Unter der Leitung des Präsidenten tagt die Vollversammlung in der Regel dreimal jährlich. Die Vollversammlung ist das Spiegelbild der wirtschaftlichen Struktur des IHK-Bezirks.
Die Vollversammlung wird durch den Präsidenten zu den Sitzungen eingeladen. Die Impulse der Mitglieder der Vollversammlung sind wichtig: Bis 14 Tage vor der Sitzung können Tagesordnungspunkte angemeldet werden. Die Tagesordnung wird vom Präsidenten aufgestellt und mindestens zwei Wochen vor der Sitzung den Mitgliedern übermittelt. Zur Vorbereitung auf anstehende Beschlüsse erhalten die Mitglieder zusätzlich erläuternde Beschlussvorlagen.
Der Präsident leitet die Sitzungen der Vollversammlung. Die Mitglieder der Vollversammlung bringen sich aktiv in die Diskussion ein. Die Mitglieder der Vollversammlung vertreten das Gesamtinteresse der IHK-zugehörigen gewerblichen Wirtschaft des IHK-Bezirks. Sie fassen ihre Beschlüsse stets im Hinblick auf die Bedürfnisse der regionalen Gesamtwirtschaft, ohne sich von den Bedürfnissen einzelner Betriebe oder Branchen leiten zu lassen. Die Maßgabe ihres Handelns ist das Leitbild der Ehrbaren Kaufleute.
Die Mitglieder engagieren sich ehrenamtlich in der Vollversammlung. Sie nehmen regelmäßig an den Sitzungen der Vollversammlung teil. Ist eine Teilnahme nicht möglich, informieren die Mitglieder frühzeitig die IHK. Eine Vertretung ist nicht möglich.
Mitglieder der Vollversammlung können sich auf die Sitzung vorbereiten, indem sie die Unterlagen und Informationen, die mit der Einladung zur Sitzung verschickt werden, sorgfältig durchlesen. Diese enthalten die relevanten Informationen zu den geplanten Tagesordnungspunkten und Beschlüssen sowie Hintergrundinformationen, die für eine fundierte Mitwirkung notwendig sind.
Unmittelbar vor Ort vertreten regionale Ausschüsse die Interessen der Unternehmer. In den Landkreisen Bad Kissingen, Haßberge, Kitzingen, Main-Spessart und Rhön-Grabfeld bündeln Gremialausschüsse mit jeweils 15 ehrenamtlichen Mitgliedern die Meinung der regionalen Wirtschaft. Auch diese Gremialausschüsse stehen 2026 zur Wahl.
Die Vollversammlungsmitglieder aus Stadt und Landkreis Würzburg und analog aus Schweinfurt vertreten in den Bezirksausschüssen Würzburg und Schweinfurt die Betriebe vor Ort.