Eine Genehmigung der Immissionsschutzbehörde muss bei der Änderung oder Errichtung genehmigungsbedürftiger Anlagen eingeholt werden. Zwei Voraussetzungen müssen bei der Brennstoffumstellung dabei erfüllt sein:

1. Die Anlage erreicht die Leistungsgrenzen der 4. BImSchV. Diese Werte finden sich im Anhang 1 der Verordnung über genehmigungsbedürftige Anlagen ( BImSchV) und sind je nach Art der Anlage oder Brennstoff sehr unterschiedlich. Bei Feuerungsanlagen zur Erzeugung von Strom, Dampf, Warmwasser, Prozesswärme sind es bspw. für Kohle oder Holz ab 1 Megawatt, Heizöl EL und Erdgas 20 MW, Biogas 10 MW, Verbrennungsmotor- oder Gasturbinenanlagen ab 1 MW. Bis 50 MW können die Genehmigungsverfahren ohne Öffentlichkeitsbeteiligung durchgeführt werden. Alle Einheiten in Feuerungswärmeleistung (thermisch). Für andere Feuerungs- oder Industrieanlagen, die Erdgas einsetzen, gelten gesonderte Schwellenwerte.
2. Wenn eine wesentliche Änderung (§ 16 BImSchG) oder Errichtung vorliegt: Das ist in der Regel der Fall, wenn der Einsatz des alternativen Brennstoffes nicht bereits Teil einer bestehenden Genehmigung ist. Wenn eine Feuerungsanlage bereits für den wechselweisen Brennstoffeinsatz genehmigt wurden, ist keine Genehmigung erforderlich.

Für das Errichten einer neuen Feuerungsanlage unterhalb der Leistungsschwelle der 4. BImSchV kann ein Baugenehmigungsverfahren notwendig werden. Unternehmen sollten sich zu den dann notwendigen Unterlagen beim zuständigen Bauamt oder bei einem Schornsteinfeger erkundigen. In vielen Fällen kann auch eine Anzeige ausreichen.

Anzeige: Wenn keine Genehmigung für den Einsatz eines anderen Brennstoffes in einer bestehenden Anlage eingeholt werden muss, ist dies für Anlagen von 1 bis 50 MW häufig dennoch anzuzeigen (§ 6 44. BImSchV). Bei Öl- oder Gasfeuerungsanlagen ab 4 Kilowatt ist die Einhaltung der geltenden Grenzwerte zudem von einer Schornsteinfegerin oder einem Schornsteinfeger durch Messungen feststellen zu lassen.

Neben den immissionsschutzrechtlichen Vorschriften sind bei Heizöltanks auch wasserrechtliche Pflichten zu beachten: Oberirdische Heizöltanks ab 1 m³ müssen außerhalb von Schutzgebieten, beispielsweise vor Inbetriebnahme von einem Sachverständigen geprüft werden. Die Änderung muss sechs Wochen zuvor angezeigt werden. Zusätzlich müssen Vorgaben an die Standsicherheit, den Brandschutz, die Betriebssicherheit oder den Arbeitsschutz eingehalten werden.

Sollten bei einer Brennstoffumstellung die geltenden Grenzwerte oder das Genehmigungsverfahren nicht eingehalten werden können, kann bei der Behörde eine Duldung des nicht genehmigten Betriebes beantragt werden. Dazu muss allerdings eine Notfallsituation glaubhaft gemacht werden sowie alle zumutbaren Unterlagen zu den Umweltauswirkungen oder weitere Nachweise (zum Beispiel zur Betriebssicherheit) eingereicht werden. Die Immissionsschutzbehörden haben bereits bekannt gegeben, dass das Vorliegen eines Versorgungsengpasses allein dazu nicht ausreicht. Eine derartige Duldung sei nur im Ausnahme- und Einzelfall und in der Regel erst bei Eintreten der letzten (Notfallstufe) des Notfallplans Gas zulässig. Die Duldung sei zeitlich eng befristet. In jedem Fall müssten Unternehmen auch hierfür einen – ggf. noch unvollständigen - Genehmigungsantrag einreichen.

Sowohl die Verordnung für mittelgroße (44. BImSchV; § 32 Absatz 2) wie auch die für große Feuerungsanagen (13. BImSchV) sehen Ausnahmen von den in diesen Verordnungen geltenden Grenzwerten für den Notfall vor. Dafür kann eine Ausnahmegenehmigung beantragt werden. Diese Ausnahmen beziehen sich jedoch nur auf diese Grenzwerte und können nur befristet gewährt werden. Ob Unternehmen diese Ausnahmen nutzen können, sollten sie deshalb auch für den Notfall mit der Immissionsschutzbehörde schon im Vorfeld klären.

Im vereinfachten Verfahren (meist Anlagen < 50 MW) muss die Behörde nach § 10 Absatz 6a innerhalb einer Frist von drei Monaten entscheiden. Bei förmlichem Verfahren mit Öffentlichkeitsbeteiligung sind es sieben Monate. In der Praxis vergeht jedoch sehr viel mehr Zeit mit der Erstellung der notwendigen Unterlagen (bspw. Messungen, Gutachten), als für die Entscheidung der Behörde. Viel Zeit können Unternehmen sparen, wenn sie schon den vorzeitigen Beginn der Errichtung beantragen (§ 8a BImSchG).