Geringfügige und kurzfristige Beschäftigungen

Die sogenannten Minijobs erfreuen sich seit langem großer Beliebtheit. Doch es gilt, einige Spielregeln zu beachten, um von der niedrigen Pauschalbesteuerung und ggf. von der Sozialversicherungsfreiheit Gebrauch machen zu können.

1. Vorbemerkung

Die Anstellung geringfügig entlohnter oder kurzfristig Beschäftigter ist heute mit etwa 7,42 Millionen (etwa 4,5 Millionen davon ausschließlich geringfügig Beschäftigte) stark verbreitet. Arbeitgeber nutzen dieses Instrument gerne, um Auftragsspitzen abzufedern oder ausfallende Vollzeitarbeitskräfte zu überbrücken. Klassische Einsatzfelder finden sich in der Landwirtschaft, der Gastronomie sowie der industriellen Fertigung. Den „Charme“ dieser Anstellungsformen macht jedoch nicht nur diese Flexibilität aus.

Geringfügige Beschäftigungen (Minijobs) und kurzfristige Beschäftigungen (Saisonarbeit) unterliegen zudem etlichen sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Sonderregelungen. Grundsätzlich sind Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen arbeitsrechtlich als ganz reguläre Arbeitsverhältnisse unter Einbezug der Regelungen des Teilzeit- und Befristungsgesetzes einzustufen. Es empfiehlt sich daher grundsätzlich immer, einen schriftlichen Arbeitsvertrag zu schließen. Zudem müssen Minijobs (auch in Privathaushalten) zwingend bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden. Die Minijob-Zentrale ist der Knappschaft Bahn-See angegliedert. Sie erhält die An- und Abmeldungen sowie die Beitragsnachweise und nimmt die Pauschalabgaben entgegen.

Kontaktdaten der Minijob-Zentrale:

Anschrift: Deutsche Rentenversicherung Knappschaft Bahn-See, Minijob-Zentrale, 45115 Essen,
Internet: http://www.minijob-zentrale.de, 
Tel.-Service Center: 0355-2902-70799

2. Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse

Für geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse ("538 €-Jobs", früher: "450 €-Jobs") gelten folgende Regelungen:

• Die Verdienstgrenze für den Status als geringfügiges Beschäftigungsverhältnis ist zum 01.01.2024 auf 538 € gestiegen.
• Der Arbeitgeber muss, sofern nicht per erlektronischer Lohnsteuerkarte (ELStAM) abgerechnet wird, für jeden Minijob Pauschalabgaben in Höhe von maximal 31,15 % des gezahlten Arbeitsentgelts an die Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft abführen. Diese setzen sich aus 15 % Rentenversicherung, 13 % Krankenversicherung und 2 % Pauschsteuer zusammen. Hinzu kommen 0,9 % und 0,19 % Umlagen für Krankheit und Schwangerschaft sowie 0,06 % Insolvenzgeldumlage. Für Minijobber, welche privat oder gar nicht krankenversichert sind, entfällt der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung. Zudem ist ggf. ein Beitrag zur Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft fällig. 
• Für Minijobs in Privathaushalten sind 14,69 % an Pauschalabgaben fällig.
• Für den Arbeitnehmer bleibt der Minijob grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei. Für Arbeitsverhältnisse, welche nach dem 01.01.2013 begründet wurden besteht jedoch eine Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung. Die Differenz zwischen der Arbeitgeberpauschale (15 % bei gewerblichen und 5 % bei privaten Minijobs) und dem gesetzlichen Rentenversicherungsbeitrag von derzeit 18,6 % (Stand: 01.07.2019) ist vom Arbeitnehmer zu tragen (damit insgesamt 3,6 % bei gewerblichen und 13,6 % bei privaten Minijobs). Durch schriftliche Erklärung, welche vom Arbeitnehmer an die Minijobzentrale zu melden ist, kann der Arbeitnehmer jedoch auf den Rentenversicherungsschutz verzichten (Opt-out-Möglichkeit). Für Arbeitsverhältnisse, welche vor dem 01.01.2013 begründet wurden, ergeben sich keine Änderungen. Hier beteht jedoch die Möglichkeit, ebenfalls durch Erklärung in die neue Rechtslage zu wechseln (Opt-in).
• Fällt für den Arbeitnehmer keine Lohnsteuer an, weil der Freibetrag nicht überschritten wird, kann es sinnvoll sein, anstelle der Pauschalierung der Lohnsteuer einen Lohnsteuerabzug nach erlektronischer Lohnsteuerkarte (ELStAM) durchzuführen.
• Überschreitet das monatliche Arbeitsentgelt die Grenze von 538 € (bis 31.12.2023: 520 €), sog. „Midijob“, muss der Arbeitgeber den vollen Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversicherung in Höhe von derzeit etwa 20 % des Bruttolohns zahlen. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung richtet sich, bis zu einer bestimmten Entgeltgrenze, nach einer geringeren Bemessungsgrenze als dem Bruttolohn. Auf Grund des Gesetzes über Leistungsverbesserungen und Stabilisierung in der gesetzlichen Rentenversicherung (RV-Leistungsverbesserungs- und Stabilisierungsgesetz) wurde die sogenannte Gleitzone ab dem 01.07.2019 durch den sogenannten Übergangsbereich abgelöst. Zum 01.10.2022 wurde die Entgeltgrenze im Übergangsbereich angehoben, zuletzt zum 01.01.2023 auf 2.000 € (diese Obergrenze verbleibt auch 2024 bei 2.000 €). Die Arbeitnehmer profitieren seit Einführung des Übergangsbereichs von der Erhöhung der Entgeltgrenze, da die Arbeitnehmerbeitragsanteile innerhalb des Übergangsbereiches von 538,01 € bis 2.000 € kontinuierlich steigen, sodass erst ab einem Verdienst von über 2.000 € der volle Satz zu leisten ist. Da es für die Neuregelung keine Übergangsfrist gibt, sind seit dem 01.07.2019 alle geringfügigen Arbeitsverhältnisse betroffen. Arbeitgeber haben daher die Entgelte und damit die Berechnung der Abgabe der Sozialversicherungsbeiträge im Übergangsbereich zu prüfen. Zu beachten ist darüber hinaus, dass Beschäftigte aus dem Übergangsbereich, trotz der reduzierten Beiträge, künftig volle Rentenansprüche erwerben. Die Besteuerung erfolgt im Entgeltbereich der Midijobs nach elektronischer Lohnsteuerkarte (ELStAM).
• Für die Berechnung der Entgeltgrenzwerte ist vorausschauend ein 12-Monats-Zeitraum zu Grunde zu legen. Für Prognosen ab 01.01.2024 darf das durchschnittliche monatliche Entgelt 538 € im 12-Monats-Zeitraum nicht übersteigen. Dies ergibt somit einen Jahresmaximalbetrag von 6.456 €.
• Die Entgeltgrenze von 538 € im Monat darf nur gelegentlich (in zwei Kalendermonaten statt bisher drei innerhalb eines Zeitjahres) und unvorhersehbar und nur bis zu einer bestimmten Obergrenze (neu eingeführt seit 01.10.2022) überschritten werden. Der Hinzuverdienst darf einen Betrag in Höhe der Geringfügigkeitsgrenze (derzeit 538 € monatlich) nicht übersteigen. Das bedeutet, im Kalendermonat des unvorhersehbaren Überschreitens darf das gesamte Entgelt maximal das Doppelte der jeweiligen monatlichen Geringfügigkeitsgrenze betragen (derzeit 1.076 €).  Bei der Prüfung des gelegentlichen Überschreitens ist vom letzten Tag des zu beurteilenden Beschäftigungsmonats zwölf Monate zurückzurechnen. "Unvorhersehbar" ist etwa der höhere Arbeitseinsatz eines Minijobbers wegen Krankheit eines anderen Beschäftigten, nicht jedoch Urlaubsvertretungen.
• Zum 01.10.2022 wurde auch der Mindestlohn auf 12 € pro Stunde erhöht (gegebenenfalls ist die wöchentliche Arbeitszeit von Beschäftigten anzupassen, um die Entgeltgrenze nicht zu überschreiten). Zugleich wurde die Entgeltgrenze für Minijobs dynamisiert: Diese orientiert sich stets an einer Wochenarbeitszeit von zehn Stunden zu Mindestlohnbedingungen. Erhöht sich künftig der Mindestlohn, steigt auch die Entgeltgrenze. 
• Die Entgeltgrenze berechnet sich nach der Formel: Mindestlohn in € je Stunde x 130 : 3 (Beispiel für die derzeitige Entgeltgrenze ab 01.01.2024: 12,41 € x 130 : 3 = 538 €).
• Der Arbeitnehmer kann neben seiner Hauptbeschäftigung eine weitere Beschäftigung in Form eines Minijobs steuer- und sozialversicherungsfrei ausüben. Jeder weitere Minijob wird mit der sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung zusammengezählt und ist somit steuer- und sozialversicherungspflichtig. Mehrere Minijobs werden ebenfalls zusammengezählt.
• Geringfügige Beschäftigungen eines Arbeitnehmers im gewerblichen Bereich sowie im Privathaushalt werden zusammengerechnet. Nicht dazu gerechnet werden kurzfristige Beschäftigungen. Beim Überschreiten des Grenzwertes von 538 € entsteht die Sozialversicherungs- und Lohnsteuerpflicht.

Beispiel:

Einzelhändler Franz Müller hat für einige Stunden in der Woche Hausfrau Maria Bauer als Kassiererin eingestellt. Er zahlt ihr 350 € monatlich. Daneben übt Frau Bauer keine weiteren Beschäftigungen aus. Frau Bauer ist in der gesetzlichen Krankenversicherung familienversichert. Für Einzelhändler Franz Müller ergeben sich folgende monatliche Abgaben:

Entgelt: 350,00 €
Pauschale Abgaben incl. Umlagen (31,2 % von 350 €): 109,20 €

Frau Bauer hat keine Abgaben zu leisten. Einzelhändler Müller muss die pauschalen Abgaben in Höhe von 109,20 € an die Minijob-Zentrale überweisen.

Fälligkeitstermine

Seit 1. Januar 2006 sind der Gesamtsozialversicherungsbeitrag sowie die Pauschalabgaben für geringfügig Beschäftigte in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Zu diesem Termin wird auch eine eventuelle Überzahlung ausgeglichen.

Unfallversicherung

Neben der Meldepflicht bei der Minijob-Zentrale als einheitliche Einzugsstelle besteht eine Beitragspflicht zur gesetzlichen Unfallversicherung. Dies bedeutet, dass auch die Entgelte der Minijobber gegenüber der zuständigen Berufsgenossenschaft im jährlichen Lohnnachweis aufzuführen sind. Bei Privathaushalten ist die kommunale Unfallversicherung Bayern (Telefon: 089-36093-0, www.kuvb.de) zuständig.

Arbeit auf Abruf

Wird die Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit nicht im Arbeitsvertrag festgelegt, gilt zum Schutz der Arbeitnehmer eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche als vereinbart. Diese Grenze lag vor dem 01.01.2019 bei 10 Stunden und wurde zum 01.01.2019 angehoben. Wenn Minijobber und Arbeitnehmer keine wöchentliche Arbeitszeit vereinbaren, ergibt sich fiktiv schnell ein durchschnittlicher Monatsverdienst von mehr als 538 €, selbst wenn lediglich der Mindestlohn pro Stunde gezahlt wird. Dann liegt kein Minijob mehr vor, was schlussendlich auch die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung ändert. Arbeitgeber sind somit gehalten, eine wöchentliche Arbeitszeit zu vereinbaren.

3. Kurzfristige Beschäftigung 

Wichtiger Hinweis: Die Abgrenzungen im Steuerrecht unterscheiden sich hier von denen im Sozialversicherungsrecht!

Sozialversicherung

Als kurzfristige Beschäftigung gilt eine Tätigkeit, die vertraglich oder nach der Art des Beschäftigungsverhältnisses auf längstens 3 Monate oder – bei weniger als fünf Arbeitstagen in der Woche – auf insgesamt 70 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres begrenzt ist.

Diese Regelung gilt für Tätigkeiten ab 01.01.2015.

Bei der Prüfung, ob die Zeiträume von 3 Monaten oder 70 Arbeitstagen überschritten werden, sind die Zeiten mehrerer aufeinander folgender kurzfristiger Minijobs ohne Rücksicht auf die Höhe der darin erzielten Arbeitsverdienste zusammenzurechnen. Dies gilt auch dann, wenn die einzelnen Beschäftigungen bei verschiedenen Arbeitgebern ausgeübt werden. Es ist jeweils bei Beginn einer neuen Beschäftigung zu prüfen, ob diese – zusammen mit den schon im laufenden Kalenderjahr ausgeübten kurzfristigen Beschäftigungen des Arbeitnehmers – die maßgebende Zeitgrenze überschreitet.

Solange die Tätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird, kommt es bei kurzfristigen Minijobs – anders als bei den geringfügigen 538 € Minijobs – auf die Höhe des Einkommens nicht an. Berufsmäßig wird eine Beschäftigung u. a. dann ausgeübt, wenn sie nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist. Sie darf also nicht allein für die Sicherung des Lebensunterhalts bzw. -standards bestimmt sein. Berufsmäßigkeit liegt z. B. nicht vor, wenn der kurzfristige Minijob neben einer Hauptbeschäftigung oder beispielsweise von Hausfrauen, Altersrentnern, Schülern oder Studenten ausgeübt wird.

Geht ein Arbeitsverhältnis über das Jahr hinaus oder ist es durch eine Rahmenvereinbarung von vornherein auf jährliche Wiederholungen angelegt, liegt in der Regel keine kurzfristige Beschäftigung vor; dies gilt auch, wenn pro Jahr an höchstens 70 Arbeitstagen gearbeitet wird. Für nähere Informationen hierzu kontaktieren Sie bitte die Minijob-Zentrale unter oben genannten Kontaktdaten.

Liegt eine kurzfristige Beschäftigung vor, ist diese für Arbeitgeber und Arbeitnehmer generell sozialversicherungsfrei. Es fallen auch keine Pauschalbeiträge für den Arbeitgeber an. Dies gilt auch, wenn sie neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung oder einer geringfügigen Beschäftigung ausgeführt wird. Dennoch muss der Arbeitgeber das kurzfristige Beschäftigungsverhältnis der Minijob-Zentrale melden.

Unfallversicherung

Der kurzfristig Beschäftigte ist kraft Gesetzes in der gesetzlichen Unfallversicherung gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten versichert. Die Beiträge zu dieser Pflichtversicherung müssen vom Arbeitgeber an die zuständige Berufsgenossenschaft gezahlt werden. Bei Privathaushalten ist die kommunale Unfallversicherung Bayern (Telefon: 089-36093-0, www.kuvb.de) zuständig.

Lohnsteuer

Der Arbeitslohn aus einer kurzfristigen Beschäftigung ist uneingeschränkt lohnsteuerpflichtig. Die Möglichkeit, ihn steuerfrei unter Vorlage einer Freistellungsbescheinigung des Finanzamts zu zahlen, existiert nicht. Vielmehr gilt das übliche Steuerabzugsverfahren über die elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM). Unter bestimmten Voraussetzungen besteht jedoch die Möglichkeit der Besteuerung mit einem pauschalen Steuersatz von 25 %. Die genauen Voraussetzungen variieren zu stark, um sie hier ausführlich darstellen zu können. Nähere Auskünfte hierzu erhalten Sie bei Ihrer zuständigen Finanzverwaltung.

Außerdem werden Solidaritätszuschlag sowie ggf. Kirchensteuer fällig. Wichtig: Auch für kurzfristig Beschäftigte muss der Arbeitgeber ein Lohnkonto führen.

4. Bußgeldbewehrte Meldepflichten:

Der Arbeitgeber muss sowohl geringfügig entlohnte als auch kurzfristig Beschäftigte innerhalb einer Frist von zwei Wochen nach Aufnahme ihrer Beschäftigung bei der zuständigen Einzugsstelle an- und innerhalb von sechs Wochen nach Beendigung der Beschäftigung abmelden. Bei geringfügig entlohnten Beschäftigten hat er zusätzlich der Einzugsstelle jede Änderung des Arbeitsentgelts mitzuteilen, sofern die Änderung zu einer Über- oder Unterschreitung der 538 € -Grenze führt. Außerdem hat er für geringfügig entlohnte Beschäftigte eine Jahresmeldung zu erstatten. Die Meldungen werden auf dem Vordruck "Meldung zur Sozialversicherung" vorgenommen.

Kommt der Arbeitgeber seiner Meldepflicht nicht, nicht rechtzeitig, nicht richtig oder nicht vollständig nach, kann ein Bußgeld bis zu 5.000 Euro verhängt werden. Falls es infolge der Zusammenrechnung mehrerer Beschäftigungen zur Versicherungspflicht kommt, informiert die Bundesknappschaft die Arbeitgeber darüber. Diese sind verpflichtet, notwendige An- und Abmeldungen bei Bundesknappschaft und Krankenkassen vorzunehmen.

Weitere Informationen:

Auf www.minijob-zentrale.de finden Sie weiteres umfangreiches Informationsmaterial. Zudem halten die Sozialversicherungsträger entsprechende Beratungsangebote bereit.

Stand: 02.01.2024

Die Informationen und Auskünfte der IHK Würzburg-Schweinfurt sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z.B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.