© stnazkul / Getty Images/iStockphoto

Registrierkassen

Manipulationssichere elektronische Kassenführung

Am 16. Dezember 2016, in einem der letzten Gesetzgebungsverfahren des Jahres 2016, wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulation digitaler Grundaufzeichnungen verabschiedet. Das Gesetz wurde am 28. Dezember im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und ist damit am 29. Dezember 2016 in Kraft getreten.

Unternehmer, die elektronische Kassen nutzen, treffen weitere Verpflichtungen als bisher. Während die Vorschriften zur Kassen-Nachschau bereits ab dem 01.01.2018 angewandt werden, ist die Verwendung einer zertifiziertenSicherheitseinrichtung erst ab dem 01.01.2020 erforderlich. Bezüglich der Verwendung zertifizierter Systeme gibt es daneben für Registrierkassen, die zwischen dem 25.10.2010 und dem 01.01.2020 angeschafft wurden bzw. werden, eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022.

Bereits ab Januar 2017 ist das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 umzusetzen. Danach sind ab dem 01.01.2017 nur noch solche elektronischen Registrierkassen einzusetzen, die alle Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar speicherbar machen. Alternativ können weiterhin auch offene Ladenkassen geführt werden.

Das Gesetz zieht keine Registrierkassenpflicht nach sich. Das bedeutet, dass es für Unternehmen, die bislang keine elektronischen Kassen nutzen, auch weiterhin keine Verpflichtung gibt, solche zertifizierten Geräte einzusetzen.

Inhalte des neuen Gesetzes

Zertifizierte Sicherheitseinrichtung

Nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulation digitaler Grundaufzeichnungen müssen elektronische Registrierkassen, computergestützte Kassen und andere elektronische Aufzeichnungssysteme künftig über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die sich aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher Schnittstelle zusammensetzt (§ 146 a Abs. 1 S. 2 AO).

Das bedeutet: Unternehmer, die elektronische Kassen verwenden, sind gezwungen ein zertifiziertes Kassensystem zu nutzen. Entgegen der ursprünglichen Überlegung, mit INSIKA ein bestimmtes System zur Pflicht zu machen, legt das Gesetz eine technologieoffene Lösung fest. Die Verwender von Registrierkassen sind somit nicht an bestimmte Hersteller gebunden.

Die Anforderungen an die technische Sicherungseinrichtung wird eine sogenannte technische Verordnung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) näher bestimmen. Das Bundesamt für Sicherheit der Informationstechnik (BSI) soll hierfür noch im Frühjahr 2017 technische Anforderungen festlegen. In der Rechtsverordnung soll unter anderem definiert werden, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen und wie in diesem Zusammenhang Fahrschein- und andere Automaten zu bewerten sind. Hier werden die genauen Anforderungen an die verschiedenen Sicherheitskomponenten, Aufbewahrung, Protokollierung und das Zertifizierungsverfahren durch das BSI selbst festgelegt.

Geldbuße

Wird nach dem 01.01.2020 (bzw. nach der oben genannten Umsetzungsfrist) ein nicht zertifiziertes Aufzeichnungssystem verwendet, so kann dies mit einer Geldbuße bis zu EUR 25.000 als Gefährdungstatbestand geahndet werden (§ 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 i. V. m. Abs. 4 AO). Hinweis: Sollten durch dieses Verhalten sogar Steuerverkürzungen eingetreten sein, so sind §§ 370, 378 AO (Steuerhinterziehung / leichtfertige Steuerverkürzung) anwendbar.

Kassen-Nachschau

Das Gesetz sieht neben den „technischen Maßnahmen“ zum Schutz vor Manipulationen auch die Einführung einer Kassen-Nachschau zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsmäßigen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems vor, die während der Geschäftszeiten unangekündigt erfolgen kann.

Bei negativen Feststellungen kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.

Einzelaufzeichnungspflicht

In § 146 Abs. 1 S. 3 AO legt das neue Gesetz eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Kasseneinnahmen und -ausgaben fest. Ausgenommen sind Verkäufe von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung, sofern kein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Anwendung kommt - also eine offene Ladenkasse geführt wird, vgl. § 146 Abs. 1 S. 4 AO.

Belegausgabepflicht

Der neu gefasste § 146 a Abs. 2 AO sieht die verpflichtende Belegausgabe in denjenigen Fällen vor, in denen aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden.

Danach muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet.

Eine Ausnahme von der Belegausgabepflicht definiert § 146 a Abs. 2 S. 2 AO. Unternehmen können hiernach die Befreiung von der Belegausgabepflicht aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität beantragen, sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt.

Mitteilung an die Finanzverwaltung

Die Anschaffung oder Inbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems muss innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt mitgeteilt werden (§ 146 a Abs. 4 AO). Die amtlichen Vordrucke verlangen unter anderem Angaben zur Art, Anzahl, Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems.

Ansprechpartner

Cornelia Becker-Folk

Assessorin

Referentin Recht und Steuern

Würzburg

Telefon: 0931 4194-383

E-Mail: cornelia.becker-folk@ wuerzburg.ihk.de

Kontaktformular

Rebekka Hennrich

Assessorin

Referentin Recht und Steuern

Würzburg

Telefon: 0931 4194-249

E-Mail: rebekka.hennrich@ wuerzburg.ihk.de

Kontaktformular

Jacek Braminski

Assessor

Referent Recht und Steuern
Referent Standortpolitik

Würzburg

Telefon: 0931 4194-242

E-Mail: jacek.braminski@ wuerzburg.ihk.de

Kontaktformular